Wie ein vernetztes QRM-System hilft, das Schweigen im Krankenhaus zu brechen und die Patientensicherheit zu erhöhen
Interview mit Markus Tannheimer, Geschäftsführer der Inworks GmbH
Wo geschwiegen wird, bleiben Fehler unsichtbar und die Patientensicherheit auf der Strecke. Markus Tannheimer begleitet mit der Inworks GmbH seit über 20 Jahren Krankenhäuser. Im Interview erklärt er, wie die Fehlerkultur in Krankenhäusern positiv beeinflusst werden kann.
Herr Tannheimer, warum ist Schweigen in einem Krankenhaus so schädlich?
Schweigen macht Probleme unsichtbar und gefährdet damit unmittelbar die Patientensicherheit. Nur wer sich sicher und sanktionsfrei fühlt, spricht offen über Fehler. Und genau diese Offenheit ist entscheidend, um die Versorgung Schritt für Schritt sicherer zu machen.
Wir betreuen seit über 20 Jahren Krankenhäuser mit genau dieser Problematik. Feedbacklösungen wie Patientenbefragungen und Mitarbeiterbefragungen oder Führungskräftefeedbacks helfen dabei, Kommunikationsprobleme aufzudecken und gezielt Maßnahmen abzuleiten. Entscheidend ist dabei eine vernetzte Kompleттlösung: Alle Ergebnisse und erfassten Daten greifen ineinander, und alle Beteiligten werden einbezogen.
Was wären konkrete erste Schritte, um die Fehlerkultur zu verbessern?
Am Anfang steht immer die Bestandsaufnahme. Das gelingt leicht über eine anonyme Mitarbeiterbefragung. Auch Führungskräftefeedbacks und Offboarding-Befragungen, also Befragungen von Mitarbeitenden, die bereits gekündigt haben, liefern wertvolle Erkenntnisse. Gerade ausscheidende Mitarbeitende sprechen oft besonders offen.
Als weitere Analysequellen dienen Beschwerden und Schadenfälle: Wo häufen sie sich? Treten im Bereich Kommunikation Muster auf? So erkennen Sie schnell, wo der Handlungsbedarf am größten ist.
Wie könnte ein solches System konkret aussehen?
Idealerweise vernetzen Sie alle Systeme zur Patientensicherheit und beziehen auch Feedback der beteiligten Gruppen mit ein. Damit schaffen Sie eine starke Analysegrundlage und sehen auf einen Blick, wo noch Verbesserungsmaßnahmen nötig sind.
In problematischen Bereichen zeigt sich das häufig in zwei gegensätzlichen Mustern: Entweder sind die Beschwerde- und Schadenfallraten auffällig hoch oder es gehen kaum CIRS-Meldungen ein, aus Angst vor Repressalien. Beides sind Warnsignale.
Was sind konkrete Verbesserungsmaßnahmen?
Es gibt eine ganze Bandbreite. Zum einen lassen sich die Fähigkeiten einzelner Mitarbeitender stärken, z.B. zum Speak-up, zum anderen die Zusammenarbeit ganzer Teams z.B. durch Simulationstrainings.
Ganz wichtig ist es, dass Geschäfts- und Führungsebene diesen Prozess aktiv unterstützen und immer wieder betonen, dass offene Kommunikation der Patientensicherheit dient und nicht dazu da ist, Schuld zu finden. Das Ziel ist eine lösungsorientierte Kommunikation, weg von Schuldzuweisungen, hin zum gemeinsamen Lernen. Führungskräfte nehmen hier eine wichtige Rolle ein.
Wie lassen sich diese Verbesserungen messen?
Über eine kontinuierliche Auswertung in Echtzeit. Recht schnell wird spürbar, ob die Zahl der Beschwerden zurückgeht, Lobmeldungen zunehmen, ob Schadenfälle abnehmen und wie sich z.B. die CIRS-Meldungen entwickeln. Eine jährliche Mitarbeiterbefragung liefert zusätzlich Hinweise, wo sich etwas verbessert hat und wo noch Probleme angegangen werden müssen.
Wie sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende CIRS-Meldungen abgeben?
Über drei Hebel: Erstens niederschwellige Meldeformulare in Kombination mit Anonymisierung und De-Identifikation. So ist garantiert, dass sich CIRS-Meldungen nicht zurückverfolgen lassen. Zweitens eine von der Geschäftsleitung zugesicherte Sanktionsfreiheit bei CIRS-Meldungen. Das hilft enorm, Hemmschwellen abzubauen.
Und drittens die Sichtbarkeit: Stellen Sie die anonymisierten CIRS-Fälle gemeinsam mit den daraus abgeleiteten Maßnahmen in ein Portal. So sehen die Mitarbeitenden, dass sich tatsächlich etwas bewegt und ihre Meldung etwas bewirkt. Genau das motiviert, auch künftig Fälle zu melden.
Welche weiteren Systeme können dabei unterstützen?
Ein gutes Beispiel sind M&M-Konferenzen, also Morbiditäts- und Mortalitätskonferenzen. Eine passende Software sorgt dafür, dass diese Konferenzen enorm strukturiert und ohne Schuldzuweisungen ablaufen. So kann aus Fehlern wirklich gelernt werden, und die Mitarbeitenden erfahren, dass sie nicht schweigen müssen.
Ebenso hilfreich sind Root-Cause-Analyse-Tools, die eine strukturierte Auswertung von CIRS-Meldungen unterstützen. Sie lenken den Blick systematisch auf die eigentliche Ursache eines Fehlers und machen damit deutlich, dass Schuldzuweisungen hier fehl am Platz sind. Im Mittelpunkt steht immer die Frage: Was können wir aus diesem Fall lernen?
Wie lässt sich für die Geschäftsleitung Transparenz gewährleisten?
Die Geschäftsleitung muss alle wichtigen Daten aus dem CIRS, dem Beschwerdemanagement, der Patientenbefragung, dem Mitarbeitenden-Stimmungsbild usw. jederzeit im Blick haben. Idealerweise in einem zentralen Dashboard. Und wenn das alles noch direkt mit Maßnahmen verknüpft werden kann, dann fällt es der Führungsebene leicht, Probleme frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern.
Transparenz schafft hier eine doppelte Wirkung: Sie ermöglicht schnelle Entscheidungen und zeigt zugleich allen Beteiligten, dass die Themen Patientensicherheit und Fehlerkultur auf höchster Ebene ernst genommen werden.
Wie lange dauert es typischerweise, bis ein Kulturwandel spürbar wird?
Ein echter Kulturwandel braucht Zeit, realistisch sprechen wir je nach Ausgangssituation von zwei bis fünf Jahren, bis Offenheit selbstverständlich gelebt wird. Vertrauen entsteht nicht über Nacht, schon gar nicht in gewachsenen Hierarchien.
Erste positive Signale sind aber oft schon nach wenigen Monaten spürbar: Die Zahl der CIRS-Meldungen steigt – was zunächst paradox klingt, aber ein gutes Zeichen ist. Es bedeutet, dass die Mitarbeitenden Vertrauen fassen und ein angstfreier Raum entsteht. Wichtig ist, in dieser Phase nicht ungeduldig zu werden, sondern konsequent dranzubleiben und jeden kleinen Fortschritt sichtbar zu machen.
Von CIRS intern über das Lob- und Beschwerdemanagement bis hin zur Mitarbeiterbefragung – mit Intrafox vernetzen Sie alle relevanten Systeme auf einer Plattform und schaffen die Grundlage für eine offene Fehlerkultur und nachhaltig höhere Patientensicherheit.