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Hinweisgebersystem für Krankenhäuser
Anonym, geschützt, sicher
Mit dem Intrafox Modul Hinweisgebersystem erfüllen Sie alle Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG): Vom anonymen und geschützten Dialog mit dem Hinweisgeber über die die Einhaltung der gesetzlichen Fristen bis hin zur Umsetzung von Maßnahmen.
Meldung, Dialog mit dem Hinweisgeber, Untersuchung und Maßnahmen – alles in einer Software.
Darum setzen Krankenhäuser auf das Intrafox Hinweisgebersystem:
Anonymer und geschützter Dialog mit dem Hinweisgeber
Made in Germany, DSGVO konform & Server in Deutschland, ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen
Mehrstufige Eskalationsmechanismus zur sicheren Einhaltung der 7-Tages- und 3-Monatsfristen
Gewohnte Intrafox Health Care Benutzeroberfläche
Teil einer modularen Suite, einfache Vernetzung mit anderen Compliance-Themen
Web-basiertes Hinweisgeber-System, vor Ort installierbar oder in der Inworks Cloud
Die wichtigsten Features unseres Hinweisgebersystems
Meldung durch den Hinweisgeber
- Meldeportal für anonyme Meldung und Rückmeldung
- Niederschwellige Meldung via Intranet oder Internet
- Strukturiertes Erfassungsformular
- Automatische Eingangsbestätigung via Meldeportal und Vorgangsschlüssel (die meldende Person muss keine E-Mail-Adresse preisgeben)
Bearbeitung und Management von Meldungen
- Anonymer und geschützter Dialog zwischen Hinweisgeber und dem Krankenhaus
- Zugriff auf die Meldungen nur für bestellte Vertrauensperson oder -team
- Integriertes Kommunikationsmodul für interne Untersuchungen
- Professionelles Rollen- und Rechtekonzept
- Prüfung des Bearbeitungsstatus der Meldung durch die meldende Person
Rückmeldung und Fristenmanagement
- Kommentieren von Rückfragen durch den Hinweisgeber
- Rückmeldung z.B. über getroffene Maßnahmen an den Melder via Meldeportal
- Überwachung der Fristen (gesetzlich max. 3 Monate) mit einstellbaren, mehrstufigem Eskalationsmechanismus
- Verknüpfung mit dem Moduleigenen Maßnahmenmanagement
Niederschwellige Meldung durch den Hinweisgeber
Hinweisgeber können u.a. neben aktuellen und ehemaligen Arbeitnehmern auch Auftragnehmer und Lieferanten ihres Krankenhauses sein.
Mit dem Intrafox Hinweisgebersystem können Hinweisgeber über Intranet und optional auch via Internet melden. Bereits ab der Meldung erhält der Melder mit seinem Vorgangsschlüssel Transparenz zu seinem Meldeverfahren ohne seine Identität preisgeben zu müssen.
Sichere Eingangsbestätigung
Eine Meldung muss innerhalb von sieben Tagen nach Eingang gegenüber dem Hinweisgeber bestätigt werden. Mit Intrafox Health Care geschieht dies automatisch über das Hinweisgebersystem: Der Hinweisgeber kann mit seinem Vorgangsschlüssel sofort die formale Eingangsbestätigung zu seiner Meldung herunterladen. Zudem kann er oder sie jederzeit den Bearbeitungsstatus der Meldung prüfen und Rückfragen kommentieren.
Fristgerechte Rückmeldung
Dem Hinweisgeber ist gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) binnen eines angemessenen zeitlichen Rahmens (max. 3 Monate) Rückmeldung z.B. über getroffene Maßnahmen zu geben. Wir empfehlen kürzere Reaktionszeiten.
Alle Fristen können in Intrafox Health Care mit einem einstellbaren Eskalationsmechanismus sicher überwacht werden. Die Kommunikation erfolgt hier ebenfalls über Hinweisgeber-Portal und Vorgangsschlüssel.
Das interne Meldeverfahren gemäß HinSchG
Meldungsbearbeitung: Der Meldebearbeiter ist eine bestellte unparteiische Person oder Abteilung, welche die Meldung elektronisch über Intrafox, telefonisch oder persönlich erfasst, mit dem Hinweisgeber über Intrafox in Kontakt bleibt und ggf. weitere Informationen erfragt oder Rückmeldung gibt.
Mit dem Intrafox Hinweisgebersystem kann ein anonymer und geschützter Dialog zwischen Hinweisgeber und dem Krankenhaus erfolgen.
Der Meldungsbearbeiter kümmert sich zudem um die Ergreifung von Maßnahmen, z.B. mit dem Intrafox Modul Maßnahmenmanagement.
Der Meldungsbearbeiter kümmert sich zudem um die Ergreifung von geeigneten Maßnahmen – direkt in Intrafox.
Achtung: Recht auf Offenlegung
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht ein mehrstufiges Meldesystem aus interner Meldung, externer Meldung und Offenlegung vor. Letztere ist dem Hinweisgeber u.a. gestattet, wenn auf eine Meldung keine geeigneten Maßnahmen ergriffen wurden oder eine unmittelbare Gefährdung für das öffentliche Interesse besteht.
Ein gut funktionierendes internes Hinweisgeber-System kann das Risiko einer Offenlegung mit allen nachteiligen Effekten (Verlust der Reputation, finanzielle Schäden) extrem reduzieren, wenn nicht sogar ausschließen.
Teil des Compliance-Managements
Intrafox Health Care deckt als integrierte Qualitäts- und Risikomanagement-Suite nahezu das komplette Compliance Management für Ihr Krankenhaus ab.
Neben dem Management Ihrer Compliance-Risiken der Durchführung von Compliance-Audits und dem Management von Compliance-Maßnahmen ist das Intrafox Hinweisgebersystem ein unentbehrlicher Baustein für das Compliance-Management und zur Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).
EinSystem, das mitwächst – modular und vernetzt
Für Intrafox-Nutzer keine weitere Software nötig
Wenn Sie Intrafox in Ihrer Einrichtung ohnehin bereits im Einsatz haben bedeutet das für Sie: Keine zusätzliche Software für ein Hinweisgebersystem, kein zusätzlicher Aufwand für ihrer interne IT.
Sie benötigen keinen zusätzlicher Ansprechpartner für Betrieb und Support Ihres Hinweisgebersystems. Sie arbeiten einfach mit der gewohnten Intrafox Health Care Benutzeroberfläche.
Häufig gestellte Fragen
Was wird alles in ein Hinweisgebersystem gemeldet?
Gemeldet werden Verstöße gegen EU-Recht, nationales Recht sowie gegen wichtige interne Regelungen. Krankenhäuser sind u.a. betroffen von möglichen Verstößen in den Bereichen öffentliches Auftragswesen, Umweltschutz, Strahlenschutz, Lebensmittelsicherheit, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten (DS-GVO), Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.
Wie werden Anonymität und Vertraulichkeit gegenüber dem Hinweisgeber gewährleistet?
Das System bietet mit dem Vorgangsschlüssel einen Mechanismus für anonyme Meldungen und den Schutz der Identität des Hinweisgebers. Der Schlüssel ermöglicht der meldenden Person ohne Angabe der eigenen E-Mail-Adresse anonym auf Rückfragen zu reagieren, den Bearbeitungsstand zu erfahren oder Nachrichten zu empfangen.
Unterstützt das System externe Meldekanäle?
Ja. Hinweisgeber können auch kommende, derzeitige oder ehemalige Arbeitnehmer sein oder Personen bei Auftragnehmern, Subauftragnehmern und Lieferanten. Daher müsste das Hinweisgeber-Portal theoretisch für die Meldung selbst als auch für den Dialog auch per Internet erreichbar sein. In der Praxis wird jedoch oft von überwiegend internen Meldungen ausgegangen, so dass oft nur ein Hinweisgebersystem im Intranet zum Einsatz kommt. Für mögliche externe Meldungen muss dann jedoch ein anderer Melde- und Dialogkanal geöffnet werden.
Was ist beim Datenschutz gemäß DS-GVO zu beachten?
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist unerlässlich, solange es sich um personenbezogene Daten handelt. Wir unterscheiden daher zwischen anonymen und personalisierten Meldungen. Für letztere bringt Intrafox Health Care Funktionalitäten für ein individuelles Datenlöschkonzept bzw. die Pseudonymisierung mit. Auch erfolgt die Beauskunftung zu gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO auf Knopfdruck.
Wie lange ist die Frist für die Rückmeldung an den Hinweisgeber?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) spricht von einem „ angemessenen zeitlichen Rahmen“ und einer Frist von maximal 3 Monaten. Wie empfehlen für Krankenhäuser, organisationsweit deutlich kürzere Reaktionszeiten festzulegen um die Geduld des Hinweisgebers bezüglich Offenlegung nicht unnötig zu beanspruchen. Intrafox kann diese Fristen sicher überwachen und im Fall des Falles mehrstufig eskalieren.
Wie werden interne Untersuchungen durchgeführt?
Interne Untersuchungen zu den gemeldeten Verstößen können direkt in der Software erfolge. Hierzu steht ein integriertes Kommunikationsmodul zur Verfügung, mit dem Stellungsnahmen von Experten oder des Compliance Offices eingeholt werden kann. Alle Bearbeitungsschritte inklusive der Einstufung der Meldung sowie die gesamte Kommunikation werden automatisch rechtssicher im System dokumentiert.
Wie kann das Hinweisgebersystem in die Compliance-Strukturen des Krankenhauses integriert werden?
Das Intrafox Hinweisgebersystem kann direkt mit dem Compliance Modulen aus Intrafox Health Care vernetzt werden. Beispielsweise mit dem Rechtskataster-Modul, Compliance-Audits, dem LkSG-Management oder dem Integrierten Risikomanagement, Maßnahmen u.v.m.. Alles in einer Software.
Kann das LkSG Beschwerdeverfahren abgebildet werden?
Ja! Nutzen Sie das Hinweisgeber-Modul auch für das im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in §8 geforderte Beschwerdeverfahren. Das Hinweisgebersystem wird in der Software einfach um eine LkSG Meldekategorie und ggf. ein gesondertes Meldeformular erweitert. Schon sind sie gerüstet für diesen Part des LkSG.
Ist das Hinweisgebersystem cloudbasiert oder on premise verfügbar?
Wir bieten das Intrafox Hinweisgebersystem als Cloudlösung (Hosting in Deutschland) oder als On‑Premise-Variante zum Betrieb auf ihren eigenen Servern an. Beide Varianten erfüllen höchste Sicherheitsstandards.
Hinweisgebersystem
auch für das LkSG
Unternehmen ab einer Größe von 1.000 Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihrer menschenrechtlichen Verantwortung und Sorgfaltspflicht in ihren Lieferketten nachzukommen. Ansonsten drohen hohe Bußgelder.
Zu den Sorgfaltspflichten zählen neben der Dokumentations- und Berichtspflicht u.a. auch die Einrichtung eines Risikomanagements, eine Risikoanalyse sowie die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens im Falle von Rechtsverstößen
Mit dem Intrafox Hinweisgebermodul können Hinweise auf Rechtsverstöße einfach gemeldet, dokumentiert und u.a. mit Maßnahmen oder Risiken verknüpft werden.