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Hinweisgebersystem für Krankenhäuser & Pflege
Anonym, geschützt, rechtssicher
Mit dem Intrafox Hinweisgebersystem für Krankenhäuser erfüllen Sie alle Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Sie führen einen anonymen, geschützten Dialog mit dem Hinweisgeber. Sie halten gesetzliche Fristen ein. Und Sie setzen passende Maßnahmen direkt um.
Melden, klären, handeln – alles in einer Hinweisgeber Software. So schützen Sie Ruf und Finanzen Ihres Krankenhauses.
Darum setzen Krankenhäuser auf das Intrafox Hinweisgebersystem:
Anonymer und geschützter Dialog mit dem Hinweisgeber
Made in Germany, DSGVO konform & Server in Deutschland, ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen
Mehrstufiger Eskalationsmechanismus zur sicheren Einhaltung der 7-Tages- und 3-Monats-Frist
Gewohnte Intrafox Health Care Benutzeroberfläche
Teil einer modularen Suite, einfache Vernetzung mit anderen Compliance-Themen
Web-basiertes Whistleblower System, vor Ort installierbar oder in der Inworks Cloud
Was das Hinweisgebersystem für Sie leistet
Meldung durch den Hinweisgeber
- Meldeportal für anonyme Meldung und Rückmeldung
- Niederschwellige Meldung über Intranet oder Internet
- Strukturiertes Erfassungsformular
- Automatische Eingangsbestätigung über Meldeportal und Vorgangsschlüssel. Die meldende Person nennt keine E-Mail-Adresse.
Meldungen bearbeiten und verwalten
- Anonymer, geschützter Dialog zwischen Hinweisgeber und Krankenhaus
- Zugriff nur für die bestellte Vertrauensperson oder das Vertrauensteam
- Integriertes Kommunikationsmodul für interne Untersuchungen
- Professionelles Rollen- und Rechtekonzept schützt sensible Daten
- Die meldende Person kann jederzeit den Bearbeitungsstatus prüfen
Rückmeldung und Fristen im Blick
- Der Hinweisgeber kommentiert Rückfragen direkt
- Sie melden getroffene Maßnahmen über das Meldeportal zurück
- Mehrstufiger Eskalationsmechanismus überwacht die Fristen (gesetzlich max. 3 Monate)
- Verknüpfung mit dem moduleigenen Maßnahmenmanagement
Niederschwellige Meldung durch den Hinweisgeber
Hinweisgeber sind nicht nur aktuelle und ehemalige Mitarbeitende. Auch Auftragnehmer und Lieferanten Ihres Krankenhauses zählen dazu.
Mit dem Intrafox Hinweisgebersystem melden diese Personen über das Intranet, auf Wunsch auch über das Internet. Schon ab der Meldung erhält der Melder über seinen Vorgangsschlüssel volle Transparenz, ganz ohne seine Identität preiszugeben. Das schafft Vertrauen und bringt Ihnen mehr ehrliche Hinweise.
Sichere Eingangsbestätigung
Sie müssen jede Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Intrafox Health Care erledigt das automatisch. So halten Sie die erste gesetzliche Frist ein, ohne selbst daran denken zu müssen. Der Hinweisgeber lädt die formale Bestätigung sofort über seinen Vorgangsschlüssel herunter. Zudem kann er oder sie jederzeit den Bearbeitungsstatus der Meldung prüfen und Rückfragen kommentieren.
Fristgerechte Rückmeldung
Das HinSchG verlangt eine Rückmeldung innerhalb von höchstens drei Monaten. Sie informieren den Hinweisgeber zum Beispiel über getroffene Maßnahmen. Wir empfehlen kürzere Reaktionszeiten.
Alle Fristen können in Intrafox Health Care mit einem einstellbaren Eskalationsmechanismus sicher überwacht werden. Die Kommunikation erfolgt hier ebenfalls über das Hinweisgeber-Portal und Vorgangsschlüssel.
Das interne Meldeverfahren nach HinSchG
Ein bestellter, unparteiischer Meldebearbeiter nimmt die Meldung entgegen. Er erfasst sie elektronisch über Intrafox, telefonisch oder persönlich. Er bleibt mit dem Hinweisgeber in Kontakt, fragt bei Bedarf nach und gibt Rückmeldung.
Mit dem Intrafox Hinweisgebersystem läuft dieser Dialog anonym und geschützt ab. Der ganze Prozess bleibt an einem Ort. Sie sparen Zeit und behalten den Überblick.
Der Meldungsbearbeiter ergreift zudem geeignete Maßnahmen – direkt in Intrafox.
Warum sich eine schnelle Reaktion lohnt
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht ein mehrstufiges Meldesystem aus interner Meldung, externer Meldung und Offenlegung vor. Letztere ist dem Hinweisgeber u.a. gestattet, wenn auf eine Meldung keine geeigneten Maßnahmen ergriffen wurden oder eine unmittelbare Gefährdung für das öffentliche Interesse besteht.
Ein gut funktionierendes internes Whistleblower System senkt dieses Risiko deutlich. So schützen Sie Ihre Reputation und vermeiden finanzielle Schäden.
Ein Baustein Ihres Compliance-Managements
Intrafox Health Care deckt als Software-Suite nahezu das komplette Compliance Management für Ihr Krankenhaus ab.
Neben dem Management Ihrer Compliance-Risiken, der Durchführung von Compliance-Audits und dem Management von Compliance-Maßnahmen ist das Intrafox Hinweisgebersystem ein unentbehrlicher Baustein für das Compliance-Management und zur Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).
EinSystem, das mit Ihnen wächst
Für Intrafox-Nutzer keine weitere Software nötig
Wenn Sie Intrafox in Ihrer Einrichtung ohnehin bereits im Einsatz haben bedeutet das für Sie: Keine zusätzliche Software für ein Hinweisgebersystem, kein zusätzlicher Aufwand für ihre interne IT.
Sie benötigen keinen zusätzlicher Ansprechpartner für Betrieb und Support Ihres Hinweisgebersystems. Sie arbeiten einfach mit der gewohnten Intrafox Health Care Benutzeroberfläche.
Häufig gestellte Fragen
Was wird alles in ein Hinweisgebersystem gemeldet?
Gemeldet werden Verstöße gegen EU-Recht, nationales Recht sowie gegen wichtige interne Regelungen. Krankenhäuser sind u.a. betroffen von möglichen Verstößen in den Bereichen öffentliches Auftragswesen, Umweltschutz, Strahlenschutz, Lebensmittelsicherheit, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten (DS-GVO), Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.
Wie werden Anonymität und Vertraulichkeit gegenüber dem Hinweisgeber gewährleistet?
Das System bietet mit dem Vorgangsschlüssel einen Mechanismus für anonyme Meldungen und den Schutz der Identität des Hinweisgebers. Der Schlüssel ermöglicht der meldenden Person ohne Angabe der eigenen E-Mail-Adresse anonym auf Rückfragen zu reagieren, den Bearbeitungsstand zu erfahren oder Nachrichten zu empfangen.
Unterstützt das System externe Meldekanäle?
Ja. Hinweisgeber können auch kommende, derzeitige oder ehemalige Arbeitnehmer sein oder Personen bei Auftragnehmern, Subauftragnehmern und Lieferanten. Daher müsste das Hinweisgeber-Portal theoretisch für die Meldung selbst als auch für den Dialog auch per Internet erreichbar sein. In der Praxis wird jedoch oft von überwiegend internen Meldungen ausgegangen, so dass oft nur ein Hinweisgebersystem im Intranet zum Einsatz kommt. Für mögliche externe Meldungen muss dann jedoch ein anderer Melde- und Dialogkanal geöffnet werden.
Was ist beim Datenschutz gemäß DS-GVO zu beachten?
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist unerlässlich, solange es sich um personenbezogene Daten handelt. Wir unterscheiden daher zwischen anonymen und personalisierten Meldungen. Für letztere bringt Intrafox Health Care Funktionalitäten für ein individuelles Datenlöschkonzept bzw. die Pseudonymisierung mit. Auch erfolgt die Beauskunftung zu gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO auf Knopfdruck.
Wie lange ist die Frist für die Rückmeldung an den Hinweisgeber?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) spricht von einem „ angemessenen zeitlichen Rahmen“ und einer Frist von maximal 3 Monaten. Wie empfehlen für Krankenhäuser, organisationsweit deutlich kürzere Reaktionszeiten festzulegen um die Geduld des Hinweisgebers bezüglich Offenlegung nicht unnötig zu beanspruchen. Intrafox kann diese Fristen sicher überwachen und im Fall des Falles mehrstufig eskalieren.
Wie werden interne Untersuchungen durchgeführt?
Interne Untersuchungen zu den gemeldeten Verstößen können direkt in der Software erfolge. Hierzu steht ein integriertes Kommunikationsmodul zur Verfügung, mit dem Stellungsnahmen von Experten oder des Compliance Offices eingeholt werden kann. Alle Bearbeitungsschritte inklusive der Einstufung der Meldung sowie die gesamte Kommunikation werden automatisch rechtssicher im System dokumentiert.
Wie kann das Hinweisgebersystem in die Compliance-Strukturen des Krankenhauses integriert werden?
Das Intrafox Hinweisgebersystem kann direkt mit dem Compliance Modulen aus Intrafox Health Care vernetzt werden. Beispielsweise mit dem Rechtskataster-Modul, Compliance-Audits, dem LkSG-Management oder dem Integrierten Risikomanagement, Maßnahmen u.v.m.. Alles in einer Software.
Kann das LkSG Beschwerdeverfahren abgebildet werden?
Ja! Nutzen Sie das Hinweisgeber-Modul auch für das im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in §8 geforderte Beschwerdeverfahren. Das Hinweisgebersystem wird in der Software einfach um eine LkSG Meldekategorie und ggf. ein gesondertes Meldeformular erweitert. Schon sind sie gerüstet für diesen Part des LkSG.
Ist das Hinweisgebersystem cloudbasiert oder on premise verfügbar?
Wir bieten das Intrafox Hinweisgebersystem als Cloudlösung (Hosting in Deutschland) oder als On‑Premise-Variante zum Betrieb auf ihren eigenen Servern an. Beide Varianten erfüllen höchste Sicherheitsstandards.
Hinweisgebersystem
auch für das LkSG
Unternehmen ab einer Größe von 1.000 Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihrer menschenrechtlichen Verantwortung und Sorgfaltspflicht in ihren Lieferketten nachzukommen. Ansonsten drohen hohe Bußgelder.
Zu den Sorgfaltspflichten zählen neben der Dokumentations- und Berichtspflicht u.a. auch die Einrichtung eines Risikomanagements, eine Risikoanalyse sowie die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens im Falle von Rechtsverstößen
Mit dem Intrafox Hinweisgebermodul können Hinweise auf Rechtsverstöße einfach gemeldet, dokumentiert und u.a. mit Maßnahmen oder Risiken verknüpft werden.