Katholische Kliniken Emscher-Lippe GmbH

EFFIZIENTE GESTALTUNG VON INTERNEN AUDITS

Unternehmen:
Katholische Kliniken Emscher-Lippe GmbH

Abteilung:
Qualitätsmanagement

Aufgabe:
Einführung einer Auditmanagement-Software

Ergebnis:
– mehr Übersichtlichkeit und Transparenz
– effizientere Durchführung
– elektronische Erstellung und Verteilung von Auditberichten
– Zeitersparnis

Webseite:
www.kkel.de

Das Auditmanagement ist ein fester Bestandteil des Qualitätsmanagements der Katholischen Kliniken Emscher-Lippe. So werden regelmäßig interne Audits durchgeführt. Um diese effizienter zu gestalten, wurde das Modul Auditmanagement der Softwarelösung Intrafox Health Care eingeführt.

Das Ziel von Audits ist die bestehende QM-Dokumentation mit der gelebten Wirklichkeit abzugleichen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Die Katholischen Kliniken Emscher-Lippe führen deshalb regelmäßig interne Audits durch. Im Detail werden dabei die einzelnen Abteilungen hinsichtlich der Erfüllung der QM-Normen von geschultem Personal des Qualitätsmanagements überprüft. Von großer Bedeutung ist, dass der Auditor die notwendige Fach-, Methoden- und Sozialkompetenz besitzt.

Detaillierte Vorbereitung

Damit aus internen Audits konkrete Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden können, müssen diese zunächst gut vorbereitet werden. Die Katholischen Kliniken Emscher-Lippe erstellen die Auditpläne direkt in Intrafox Health Care. Die Fragen der einzelnen Audits werden aus den Kapiteln der jeweiligen Norm genommen und den Audits im System zugewiesen. Um ständige Wiederholungen auszuschließen, werden bei der KKEL die Fragen bereits weit im Voraus im System hinterlegt. Herr Peter Kasten, Qualitätsmanager bei der KKEL äußert sich begeistert: „Durch Intrafox Health Care erkennen die Auditoren praktisch auf Knopfdruck welche Organisationseinheit zu welchem Zeitpunkt auditiert werden soll und welche Kapitel einer Norm oder welche Themen eines Kataloges dabei intern abgefragt werden müssen.“

Die Katholische Kliniken Emscher-Lippe arbeiten mit Intrafox Health Care, weil

 

  • die Software frei konfigurierbar ist und an alle Bedürfnisse der KKEL angepasst werden kann
  • das System modular aufgebaut ist
  • keine Medienbrüche entstehen
  • Reports auf Knopfdruck erstellt werden können
  • Eine revisionssichere Dokumentation der Maßnahmenbearbeitung besteht

Keine Medienbrüche

Vor Einführung der Software haben die Katholischen Kliniken Emscher-Lippedie Antworten während des Audits handschriftlich festgehalten und dannden Auditbericht mit Hilfe einer Textverarbeitung elektronisch erstellt.

Nun werden die Audits sowohl am Rechner als auch über  Tablets durchgeführt. „Durch Intrafox Health Care steht der Auditbericht mit den abgeleiteten Maßnahmen sofort elektronisch zur Verfügung und kann über das System direkt an die Ansprechpartner versendet werden“, erläutert Frau Fröhner-Rößler,  Qualitätsmanagementbeauftragte der KKEL. Die Empfänger des Auditberichts sind dabei mit entsprechender E-Mail-Adresse in der Software hinterlegt.

Effizientes Maßnahmenmanagement

Die Zeit, in der Maßnahmenpläne mit Excel Tabellen erstellt wurden gehören bei der KKEL der Vergangenheit an. Die Maßnahmen werden im System dokumentiert und mit einem Umsetzungstermin dem Verantwortlichen zugewiesen. So ist auch das Zuweisen von Aufgaben für Mitarbeiter, welche nicht einmal im auditierten Bereich tätig sind, einfach möglich. Revisionssicher wird der komplette Workflow der Maßnahmenbearbeitung dokumentiert, ohne, dass ein zusätzlicher Klick zu tätigen wäre. Für die Managementbewertung werden auf Knopfdruck Reports erstellt, wie viele Maßnahmen besprochen wurden und wie deren Umsetzungsstand ist.

Katholische Kliniken Emscher-Lippe GmbH

Die Katholischen Kliniken Emscher-Lippe -KKEL- entstanden im Jahr 1999 durch den Zusammenschluss der Kliniken Gladbeck, Gelsenkirchen- Horst und Bottrop-Kirchhellen. Die GmbH verfügt aktuell über 887 Betten und beschäftigt rund 1.600 Mitarbeiter. Jährlich werden in den Kliniken mehr als 25.000 Patienten stationär versorgt und rund 20.000 ambulante Untersuchungen und Behandlungen durchgeführt.

Die Abteilung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement arbeitet sowohl Standortübergreifend als auch im Rahmen der medizinischen Kompetenzzentren.