Strukturprüfungen mit Intrafox Health Care

Die Einführung des Strukturprüfungsmoduls lief parallel zum laufenden Betrieb in unserer Abteilung von September 2023 bis September 2025.
Wir haben in Zusammenarbeit mit unseren Kundenbetreuern das Modul auf unsere Anforderungen zugeschnitten und es dabei zahlreichen Praxistests unterzogen. Aktuell haben wir 5.355 Dokumente abgelegt und damit 56 Prüfungen erfolgreich durchgeführt.

Was war der Auslöser für das Projekt? Gab es ein konkretes Ziel oder Problem?

Im Sommer 2023 erfolgte die Neuansiedlung des Strukturprüfungsmanagements in unserer Abteilung. Damit verbunden wurde eine Softwarelösung gesucht, welche den Anforderungen des Strukturprüfungsmanagements gerecht wird und durch welche die Vielzahl der Strukturprüfungen effizienter abgearbeitet werden kann.

Welche speziellen Anforderungen oder Herausforderungen gab es dabei?

Als Pilothaus durften wir den Aufbau und die Weiterentwicklung des Strukturprüfungsmoduls von Intrafox begleiteten und unsere Anforderungen einbringen. Ziel war eine zentrale Nachweisdatenbank aufzubauen. Ein weiteres Ziel bestand darin, Strukturprüfungen anhand von Checklisten adäquat vor- und nachbereiten sowie durchführen zu können. Außerdem sollte die Software einen Überblick geben können, welche Prüfungen sich in welchem Bearbeitungsstand befinden.

Gab es bereits eine vorherige Lösung oder Software? Was sollte verbessert werden?

Bisher erfolgte das Strukturprüfungsmanagement manuell anhand einer Netzwerkordnerstruktur. Ein zentraler Überblick wurde hilfsweise mittels diverser Exceltabellen realisiert.
Wie sind Sie bei der Auswahl der Lösung vorgegangen? Unser Bereichsleiter hat den Inworks-Stand beim DRG Forum besucht und sich die Funktionalitäten der Software erklären lassen.

Wie verlief die Einführung der Software? Wie hat Inworks Sie unterstützt?

Zunächst haben wir im September 2023 auf einem Testsystem gearbeitet, um uns mit den Funktionalitäten der Software vertraut zu machen und das Customizing vorzubereiten. Im Januar 2024 erfolgte die Installation von Intrafox lokal bei uns. Nachdem die erste Prüfung für März 2024 angekündigt war, entschlossen wir uns, direkt den ersten Praxistest zu machen in dem wir alle erforderlichen Nachweise für diese Prüfung und eine Prüfungscheckliste angelegt und die Nachweise entsprechend verknüpft haben. Es erfolgten engmaschige
Jourfixe-Termine mit Intrafox, in denen wir alle Anforderungen adressieren konnten, diese wurden zeitnah größtenteils priorisiert abgearbeitet.

Welche konkreten Ergebnisse haben Sie mit Intrafox bisher erzielt?

Wir haben im Jahr 2024 5 GBA-Prüfungen als Vor-Ort-Termin mit Intrafox durchgeführt und allesamt erfolgreich bestanden. In diesem Jahr haben wir erstmals alle StrOPS-Prüfungen mit Dokumententenversand über Intrafox durchgeführt und diese erfolgreich abgeschlossen. Durch die Pflege der Prüfungen haben wir stets die Fristen und den aktuellen Status jeder zu prüfenden Struktur im Blick. Durch unsere kontinuierlich wachsende und umfangreiche Dokumentensammlung in Intrafox haben wir stets einen Überblick zu verschiedensten Fragestellungen, v.a. im Hinblick auf geforderte Fachqualifikationen.

Welche Vorteile oder Veränderungen bemerken Sie bereits im Arbeitsalltag?

Intrafox erlaubt eine sehr übersichtliche Darstellung der Prüfungskriterien mit den dazugehörigen Nachweisen im Rahmen der Vor-Ort-Prüfungen. Außerdem können auf Knopfdruck vorselektierte Nachweise in eine Zip-Datei exportiert oder mit einer Checkliste verknüpft werden. Der aktuelle Bearbeitungsstand einer Checkliste ist jederzeit transparent, so dass im Krankheitsfall nahtlos ein anderer Kollege übernehmen kann. Es müssen nicht mehr so viele Informationen in z.B. Excellisten verwaltet werden, dies spart viel Zeit.

Wie erleben Sie den Support und die Betreuung durch Inworks im laufenden Betrieb?

Bisher haben wir immer in kürzester Zeit eine Rückmeldung erhalten und unserer Probleme haben sich schnell geklärt. Wir hoffen, dass das auch über den Support so unkompliziert weiter laufen wird.

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