St. Franziskus Stiftung Münster

Aufgrund einer komplexen, zeitverzögerten Auswertung der papiergestützten Patientenbefragung entschied der Vorstand, mit dem Projekt „Digitalisierung der kontinuierlichen Patientenbefragung“ auf eine digitale Lösung umzustellen, die Vorteile in puncto Zeit, Kosten und Nachhaltigkeit bietet. Mit Unterstützung von Inworks wurde die Befragung schnell individualisiert und die Ergebnisse (u. a. Rücklauf- und Weiterempfehlungsquoten) für das Management direkt im Dashboard sichtbar gemacht.

Warum wurde das Projekt ins Leben gerufen?

Aufgrund sehr niedriger Rückläufe der papiergestützten kontinuierlichen Patientenbefragung und einer komplexen, zeitverzögerten Auswertung der Daten, wurde im Mai 2022 seitens des Vorstandes entschieden, Anbieter und Form der Befragung zu wechseln. So wurde das stiftungsweite Projekt „Digitalisierung der kontinuierlichen Patientenbefragung“ initiiert.

Warum sollte es eine digitale Lösung sein?

Der Prozess der Papierbefragung (Drucken, Verteilen, Einsammeln, Scannen, Nachbereitung) wurde unter zeitlichen und monetären, als auch aus Gründen der Nachhaltigkeit, kritisch hinterfragt. Sehr schnell waren sich alle Beteiligten einig, dass eine Digitalisierung große Vorteile in allen genannten Bereichen bringen würde.

Welche spezifischen Anforderungen hatten Sie?

Die Rücklauf- und Weiterempfehlungsquoten sollten für den Vorstand und die Geschäftsführungen direkt im Management Dashboard sichtbar gemacht und einen monatlichen Überblick dieser Ergebnisse bereitgestellt werden. Daneben wollten wir einfach zu generierende Auswertungen und Benchmarks in der Befragung. Uns war außerdem wichtig, „Herr unserer Daten“ zu werden und mögliche Änderungen der Fragen vornehmen zu können.

Wie lief die Einführungsphase ab und wie hat Inworks Sie dabei unterstützt?

Inworks hat alles so vorbereitet, dass eine rasche Individualisierung der Patientenbefragung möglich ist. Durch jeweils eine zentrale Ansprechperson auf beiden Seiten waren die Kommunikationswege sehr kurz. Die Termine für die Absprachen hinsichtlich des Fragenkataloges und der zukünftigen Prozesse der Verteilung der QR-Codes führten schnell ans Ziel.

Welche konkreten Ergebnisse konnten Sie bereits erzielen? Welche Erkenntnisse gibt es?

Die aktuellen Rückmeldungen der Patienten sind über alle Einrichtungen und Berufsgruppen sehr positiv. Das Berichtswesen ist standardisiert und selbsterklärend in der Nutzung.

In einer Einrichtung wurde zwischenzeitlich ein offener QR-Code erbeten und eingerichtet, um den Aufwand der QR-Code Generierung zu verringern. Hier zeigt sich, dass die durchschnittliche Teilnahmezeit der Patienten bei 5,4 Minuten und die Abschlussquote bei 55,9 % liegen. Bei den QR-gestützten Befragungen betrug die Teilnahmezeit im Durchschnitt 8,0 Minuten bei einer Abschlussquote von 92,3 %.

Die Teilnahmequote ist bei beiden Varianten ähnlich hoch. Aktuell sind in allen Einrichtungen Maßnahmen zur Erhöhung des absoluten Rücklaufs im Intrafox-Modul Maßnahmenmanagement geplant und werden zu großen Teilen bereits umgesetzt. Sofern eine Einrichtung eine sich kümmernde Person hat, die gezielt die Patienten bzw. Angehörigen auf die Möglichkeit der Befragung aufmerksam macht, ist die Rücklaufquote entsprechend höher.

Welche Vorteile der Inworks-Lösung können Sie bereits erkennen?

Wir haben einen sehr schnellen Überblick über den Prozess der Befragung, taggleiche Auswertungen, Auswertungen einzelner Freitexte in individuellen Zeiträumen und eine einfache Erstellung standardisierter Berichte. Die durchgeführte Mitarbeiterbefragung war ebenso professionell begleitet. Mit fertigen differenzierten Ergebnisberichten, da die Rohdaten bei uns nicht intern abrufbar sind, anders als bei der Patientenbefragung.

Wie unterstützt Sie Inworks im laufenden Betrieb? Wie ist die Unterstützung nach Beauftragung?

Änderungswünsche und Ergänzungen werden weiterhin durch den verantwortlichen Bearbeiter von Inworks schnell bearbeitet und umgesetzt. Dies betrifft sowohl neu zu konzipierende Fragenbögen, als auch Fragen der Anwendung. Ein großer Vorteil ist die klare Aufgabenzuordnung der Ansprechpartner intern aber auch seitens Inworks.

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