Dokumentenlenkung im Krankenhaus

Stellen Sie die richtigen Dokumente in der richtigen Version den betreffenden Mitarbeitern zur Verfügung! Entsprechende Anforderungen an die QM-Dokumentation finden sich in allen relevanten Normen, z.B. DIN EN ISO 9001:2008, 15224 oder KTQ wieder. Mit roXtra und Intrafox Health Care erledigen Sie Ihr Dokumentenmanagement im Krankenhaus einfach über den Webbrowser – inklusive aller dokumentenbezogener Abstimmungsprozesse.

Produktinformationen

Dokumentenlenkung mit roXtra

Web-basierte Software für die Dokumentenlenkung im Krankenhaus
Als inhouse Installation oder als Hosted Lösung
Skalierbar vom kleinen MVZ oder Krankenhaus bis zur Konzern-/ Verbundstruktur
Individuelle Workflows und hohe Anpassbarkeit
Erweiterbar, u.a. mit Prozessdesigner und Vertragsmanagement
Dokumentenbearbeitung in gewohnter Umgebung (z.B. MS Office)
Bei über 50% der Universitätskliniken im Einsatz
Integration in die Intrafox Health Care Suite

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Integrierte Dokumentenlenkung im Krankenhaus

Alle Dokumente immer verfügbar

roXtra ermöglicht via Web-Browser einen standortunabhängigen Zugriff auf alle gelenkten Dokumente. Dabei sorgen die Volltextsuche, die Suche nach Schlagwörtern oder die Gliederung Ihrer Dokumente in einer übersichtlichen Baumstruktur für das rasche Auffinden der benötigten Dokumente. Übrigens: Jedes Dokument kann mit anderen Dokumenten verknüpft werden (z.B. eine Prozessbeschreibung mit ihren mitgeltenden Vorgabe- oder Nachweisdokumenten) und auch mehreren Gliederungen (z.B. nach Normenkapiteln) gleichzeitig zugeordnet werden.

Nur aktuelle Dokumente

Ihr QM wird es freuen: Die Dokumentenlenkung sorgt dafür, dass in Ihrem Krankenhaus alle Mitarbeiter immer nur mit der aktuellen und freigegebenen Version eines Dokumentes arbeiten. Die automatische Vergabe der Revisionsnummern und die Vergleichsansicht zwischen verschiedenen Revisionen sorgt dafür, dass sich Änderungen schnell und einfach erfassen lassen. Für den Dokumenteneigentümer steht eine Wiedervorlag für die zyklischen Überprüfung der Dokumente zur Verfügung.

Dokumentenlenkung mit individuellen Workflows

In der Software können einfach individuelle Dokumenten-Workflows definiert werden. Je nach Dokumententyp (z.B. 1-stufiges, 2-stufiges oder 3-stufiges Dokument) können Sie in Ihren Freigabe- und Lenkungsprozess genau festlegen, wie ein Dokument durch Ihr Krankenhaus geleitet wird: Ein- oder mehrstufige Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabeschritte durch festgelegte Personen werden automatisch durchlaufen. Die dabei anfallenden Aufgaben und Fristen erhalten die jeweiligen Bearbeiter direkt aus dem System per E-Mail.

Dokumente effizient verteilen

Nach Freigabe können Dokumente direkt aus roXtra an alle relevanten Mitarbeiter oder Personengruppen verteilt werden. Diese werden automatisch per E-Mail informiert und zur Abgabe einer Lesebestätigung aufgefordert. Somit ist jederzeit nachvollziehbar welcher Empfänger das Dokument zur Kenntnis genommen hat. Zusätzlich zur einfachen Lesebestätigung kann auch zu jedem Dokument ein Multiple-Choice-Test hinterlegt werden, deren Antworten zeigen, ob die Inhalte verstanden wurden. Nicht bestätigte Leseaufgaben eskalieren nach einer einstellbaren Frist automatisch beim Dokumenteneigentümer.

Integration in CIRS Health Care

Die Integration von roXtra und Intrafox Health Care beginnt bereits bei der Benutzerauthentifizierung: Eine einzige Anmeldung reicht um mit beiden Systemen arbeiten zu können. In Intrafox können dokumentenbezogene Aufgaben dargestellt und beliebige Dokumente aus roXtra per Klick importiert werden. Hierbei wird eine zum Zeitpunkt des Imports gültige Fassung des Dokuments in Intrafox angelegt. Das ist insbesondere wichtig bei Dokumenten, die einem regelmäßigen Änderungsdienst unterliegen. Geht es um die Verknüpfung zu ständig aktualisierten Dokumenten erfolgt dies einfach als Link auf das Dokument oder den Ordner in roXtra. Übrigens binden wir auch nahezu jede bestehende Dokumentenlenkung anderer Hersteller in Intrafox ein.

Roxtra GmbH

Die 2001 gegründete Roxtra GmbH mit Sitz in Göppingen gehört zu den führenden Softwareanbietern im Bereich Dokumentenlenkung im deutschsprachigen Raum. Die gleichnamige Software ist bei über 50% der Universitätskliniken und bei einem Großteil der Klinikkonzerne im Einsatz.

Optional: Prozessdesigner

Durch den integrierten Prozessdesigner können Sie direkt in roXtra Prozesse grafisch modellieren, verwalten und verknüpfen. Dabei modellieren Sie Flow-Charts und Organigramme unabhängig von anderen Visualisierungsprogrammen wie z.B. MS Visio. Diese können im Regelfall eingespart werden.

Häufig gestellte Fragen

Warum eine Integration zweier Lösungen?

Niemand kann alles gleich gut: Wir sind Experten für die Digitalisierung von Qualitäts- und Risikomanagement im Gesundheitswesen. Zugleich kennt sich kaum ein Unternehmen so gut mit Dokumentenlenkung aus wie die Roxtra GmbH. Da erschien es uns nur logisch, diese jeweils rund zwei Jahrzehnte an Erfahrung in einer Partnerschaft zu bündeln und unsere Systeme miteinander zu vernetzen. Das Ergebnis ist ein zukunftssicheres System, welches modular mit Ihren Anforderungen mitwächst.

Welche Normen oder Regelwerke werden unterstützt?

Prinzipiell kann mit roXtra die Dokumentation nahezu alle Normen und Regelwerke abgebildet werden. Von allgemeinen Regelwerken zur (Qualitäts-) Managementdokumentation wie der ISO 9001:2015, KTQ oder EFQM bis hin zu spezifischen Vorgaben wie z.B. JACIE, die DIN EN ISO 17025 für das Labormanagement oder die DIN EN ISO 13485 für das Design und die Herstellung von Medizinprodukten oder Compliance.

Können auch andere Managementsysteme außer QM abgebildet werden?

Das Qualitätsmanagementsystem ist zwar der häufigsten Anwendungsfall für roXtra. Es beherrscht jedoch auch die vollständige Dokumentation eines integrierte Managementsystems z.B. als Kombination von QM mit Datenschutz, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit, Compliance und vieles mehr.

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Digitale Lösungen für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen

SaaS

Software as a Service (SaaS) bedeutet, dass wir die QM Software auf unseren Systemen für Sie betreiben. Gegen eine jährliche Gebühr nutzen Sie automatisch immer die aktuellste Version von Intrafox Health Care - ohne dass sie hierfür eine eigene IT Infrastruktur benötigen. Um die Serverhardware und den sicheren Betrieb kümmern wir uns. So fallen in ihrem Krankenhaus auch keine Aufwände und Kosten für ihre interne IT oder Hardware an.
Unsere Server befinden sich ausschließlich in Deutschland in einem nach EN ISO 27 000 zertifiziertem Rechenzentrum. Da wir uns um die Sicherheit kümmern und der Zugriff über eine verschlüsselte Datenverbindung erfolgt, kann mit Intrafox Health Care auch an jedem Ort, z.B. im Home Office, gearbeitet werden. Auch hierum muss sich ihre IT nicht kümmern.

Intrafox Health Care unterstützt nahezu alle gängigen Browsern, z.B.:

Google Chrome
Microsoft Edge
Mozilla Firefox
Apple Safari

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Alternativ: On Premises

Bei der On Premises Variante wird die Software auf Ihren Servern installiert und von ihrer IT betrieben. Sie haben immer Anspruch auf die aktuellste Version, die Installation erfolgt durch ihre IT oder kostenpflichtig durch uns.
Es steht eine jährliche Lizenz inklusive Softwarewartung oder eine zeitlich unbefristete Lizenz mit einem obligatorischen Softwarewartungsvertrag zur Wahl. Die serverseitigen Systemvoraussetzungen sind wie folgt:

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