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Dokumentenlenkung für Ihr Krankenhaus
Teil der Intrafox-Suite, KI unterstützt, einfach
Mit der Intrafox Dokumentenlenkung steuern Sie Ihre Dokumente im Krankenhaus nicht nur effizient, sondern vernetzen Sie auf Wunsch auch mit allen Intrafox Modulen (Audits, Maßnahmen, Risiken, CIRS, ISMS u.v.m.). Intrafox Benutzer finden sich in der einfachen Bedienung sofort zurecht.
Darüber hinaus sorgen Zielgruppenspezifische Dokumentenportale dafür, dass relevante Dokumente im Krankenhaus sofort dort zu finden sind, wo sie täglich gebraucht werden.
Ein einziges integrales System, eine Oberfläche, alles im Blick.
Darum setzen Krankenhäuser auf die Intrafox Dokumentenlenkung:
Made in Germany, DSGVO konform & Server in Deutschland, ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen
Integraler Bestandteil von Intrafox Health, modular erweiterbar und direkt vernetzbar
Einfache Bedienung in gewohnter Intrafox Health Care Oberfläche
Abbildung von beliebigen Organisationsstrukturen, unabhängig von Ordnerstrukturen
“be safe!” – Audit-Trail mit ECHTER Nachverfolgung aller Aktivitäten rund um Ihre Dokumente
Dokumenten-Portale für spezifische Zielgruppen und häufig aufgerufene Dokumente
Übersicht über die wichtigsten Features
unserer QM Dokumentenlenkung im Gesundheitsbereich
Dokumente bereitstellen, suchen und finden
- Einfache Bedienung in gewohnter Intrafox Health Care Oberfläche
- Gewohnte Ordneransicht a la Windows-Explorer
- Schnellzugriff auf wichtige Funktionen (individuell konfigurierbar)
- Intuitiv bedienbare Workflows zur Dokumentenverteilung
- Lesebestätigung via Mailbestätigung, auch für Nicht-User
- Abbildung von Organisationsstrukturen (auch für Konzerne, Verbünde)
- Schnelle Volltextsuche mit einstellbarer Suchmethode
- Ausschluß vertraulicher Dokumente von Dokumentenportalen
- Zielgruppenspezifische Dokumenten-Portale (auch per Mobilgerät verfügbar)
Dokumente bearbeiten, Kolaboration und Workflows
- Definierbare Dokumenten Vorlagen (z.B. für Arbeitsanweisungen, Prozesse, Checklisten, Schulungsunterlagen)
- Direktes Ändern von Dokumenten ohne Download und ohne (!) Office Plugins
- Platzhaltersystem zur automatisierten Befüllung von Dokumenten, z.B. Kopf- Fußzeile, Revisionsnummer
- Kommentarfunktion für Dokumente, z.B. für KVP-Anmerkungen
- Kommunikationsmodul für Stellungnahmen, Informationen etc., inkl. Kontakthistorie
- Unterstützung von Bearbeiter-Teams
- Verwaltung von Aufgaben
- Frei definierbare Prüf- und Freigabe-Workflows
- Vernetzt mit allen Intrafox Modulen (Audits, Maßnahmen, Risiken, Schadenfälle u.v.m.)
Versionierung und Archivierung von Dokumenten
- Beliebige, parallel nutzbare Ordnerstrukturen zur Gliederungen, z.B. nach Normkapiteln
- Automatisierte Workflows für Freigaben, Revisionen und Archivierung
- Zuordnung zu Organisationseinheiten, vererbbar vom Ordner oder spezifisch
- Revisionssichere Archivierung zur gesetzeskonformen Aufbewahrung
- Schneller Zugriff auf archivierte Dokumentenversionen in der Originalversion
- Einfache Nachverfolgung von Änderungen in Dokumenten
- Audit-Trail Funktion: Echte Nachverfolgung aller Bearbeitungsschritte
- Automatische Erinnerungen, mit mehrstufigem Eskalationsmanagement
Intrafox Dokumentenlenkungssystem: Ultraschnelle Einarbeitung
Wer schon einmal mit Intrafox Health Care gearbeitet hat, wird sich nicht wirklich umstellen müssen. Die Bedienstruktur der Dokumentenlenkung mit Layout, Menüstruktur oder Komfortfunktionen entspricht dem typischen Intrafox-Muster.
Dazu kommen weitere Merkmale, wie die an Windows angelehnte hierarchische Ordnerstruktur oder ein Schnellzugriff für häufig genutzte Funktionen.
So gelingt die Einarbeitung in die Intrafox Dokumentenlenkung im Krankenhaus in unglaublich kurzer Zeit.
“be safe!” – Audit-Trail mit ECHTER Rückverfolgung
Viele Systeme zur Dokumentenlenkung in der Klinik können zwar Änderungen in den Dokumenten selbst nachverfolgen, vielleicht noch die Änderung des Verantwortlichen. Aber was ist mit den ganzen Informationen und Attributen rund um das Dokument? Wie z.B. Änderungen am Gültigkeitsbereich, am Gültigkeitszeitraum, am Dateinamen, an der Dokumentenbezeichnung oder durchlaufene Workflows. Was ist mit der ganzen dokumentenbezogener Kommunikation.
In der Intrafox Dokumentenlenkung wird jede Aktivität am und ums Dokument lückenlos protokolliert. So sind Sie im Zweifelsfall immer “safe”.
Dokumentenlenkung für Kliniken:
Voll vernetzt mit Ihrem Qualitätsmanagement
Die Intrafox Dokumentenlenkung ist ein 100%ig integraler Bestandteil von der QM Suite Intrafox Health Care.
- Sie ist vollständig vernetzt mit allen anderen Intrafox Modulen (Audits, Maßnahmen, Risiken, CIRS, Lob & Beschwerden, ISMS u.v.m.).
- Umgekehrt steht die Dokumentenlenkung im Krankenhaus jedem der über 20 Intrafox Health Care Module als zentrale Dokumentenhaltung zur Verfügung.
- Die Dokumentenlenkung nutzt das gemeinsame Intrafox Berechtigungs- und Rollensystem.
Alles wirkt nicht nur wie aus einem Guss, sondern ist es tatsächlich auch: Eine einzige Software, ein Hersteller, ein Ansprechpartner.
Das Ergebnis: Verstreute Insellösungen, die alle einzeln verwaltet werden müssen, gehören der Vergangenheit an.
Dokumentenportale – dort wo Dokumente täglich benötigt werden
Wir möchten Sie mit Intrafox bestmöglich entlasten. Daher können Sie mit der QM Dokumentenlenkung spezifische Dokumentenportale für beliebige Zielgruppen erstellen. z.B. für tagtäglich verwendeten Pflegedokumente. Diese können individuell aus Kacheln (auch ineinander verschachtelt), Listen und Unterseiten zusammengebaut werden.
Damit werden ständig aufgerufene Dokumente sofort gefunden. Übrigens ermöglichen die Portale auch einen für Mobilgeräte optimierten Zugriff. Wichtige Dokumente sind dort verfügbar, wo sie genutzt werden.
KI-Unterstützung in der Intrafox Dokumentenlenkung
Mit der KI-Integration in der QM Dokumentenlenkung lassen Sie sich auf Knopfdruck Abstracts von umfangreichen Dokumenteninhalten erstellen. Änderungen in Dokumenten zur Vorversion können Sie sich auf Knopfdruck zusammenfassen lassen. Das spart wertvolle Zeit, die ihnen für die wichtigen Dinge bleibt.
Verantwortungsvoller Einsatz von KI:
Wir nutzen eine eigene, in Deutschland gehostete (C5 testiert, DSGVO konform) LLM-Schnittstelle (Large Language Model). Anfragen werden ausschließlich im flüchtigen Speicher verarbeitet und unmittelbar wieder gelöscht. Es findet kein Training mit Ihren Daten statt, wir verwenden ausschließlich vortrainierte Modelle.
Ein QM System, das mitwächst – modular, vernetzt, aus einer Hand
Weniger Schnittstellen. Mehr Übersicht. Höchste Qualität.
Intrafox Health Care vereint alle zentralen Module des Qualitäts- und Risikomanagements auf einer Plattform – von der Dokumentenlenkung über CIRS, Maßnahmen- und Risikomanagement bis hin zu Audits und Indikatoren. Jedes Modul ist einzeln buchbar und lässt sich später flexibel erweitern und das ganz ohne Systembruch.
Der große Vorteil: Alle Module greifen intelligent ineinander. So lassen sich etwa alle Dokumente mit Vorgängen aus dem CIRS oder Risiken vernetzen. Da spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Dokumente nicht doppelt abgelegt werden müssen.
Häufig gestellte Fragen
Erfüllt die Software zur Dokumentenlenkung die Anforderungen nach ISO 9001 und QMS-Richtlinien im Gesundheitswesen?
Ja. Unsere digitale Lösung zur Dokumentenlenkung im Krankenhaus erfüllt alle Anforderungen der ISO 9001 sowie gängige Standards für Qualitätsmanagementsysteme (QMS) in Gesundheitseinrichtungen und Krankenhäusern in Deutschland. Dazu gehören Funktionen für Dokumentenfreigaben, Revisionssicherheit, Änderungsverfolgung und Lenkung von qualitätsrelevanten Dokumenten.
Ist die Dokumentenlenkungslösung DSGVO-konform und datensicher für den Einsatz im Krankenhaus?
Ja. Unsere QMS-Software für Kliniken ist vollständig DSGVO-konform. Sie wird in deutschen Rechenzentren gehostet und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Zugriffsrechte, Audit-Logs und Benutzerrollen lassen sich individuell konfigurieren, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten – auch bei medizinischen und personenbezogenen Inhalten. Wir sind nach ISO 27001 sowie ISO 9001 zertifiziert.
Wie funktioniert die Versionierung und Freigabe von Dokumenten in der Software?
Die Software bietet ein mehrstufiges Freigabeverfahren mit automatischer Versionierung und vollständiger Dokumentenhistorie. Ausnahmslos alle Bearbeitungsschritte im und ums Dokument werden rückverfolgbar dokumentiert, ältere Versionen bleiben im Original erhalten – für maximale Transparenz, Auditfähigkeit und rechtssichere Dokumentenlenkung nach ISO 9001.
Die Prüfung und Freigabe von Entwürfen erfolgen qualifiziert, d.h. stets sicher zuordenbar zur bearbeitenden Person. In den Freigabeprozess können übrigens auch mehrere Verantwortliche (mehrstufig) eingebunden werden.
Können Dokumente direkt ohne Download geändert werden und ist hierfür ein Plug-in für MS Office nötig?
Ja, Dokumente können direkt in der Intrafox Dokumentenlenkung geändert werden ohne dass sie heruntergeladen werden müssen. Hierzu verwenden wir im Gegensatz zu manch anderer Lösung kein Plug-in für MS Office. Ein solches Plug-in hat den Nachteil, dass es sich bei zukünftigen MS Office-Versionen möglicherweise nicht versionsstabil verhält sowie von ihrer internen IT freigegeben und aktuell gehalten werden muss.
Können Mitarbeiter mit mobile Geräten Dokumente im Krankenhaus einsehen?
Ja. Unsere Lösung ist vollständig browserbasiert, die Dokumentenportale sind für mobile Endgeräte optimiert. Das Klinikpersonal kann so über Tablet oder Smartphone über Dokumentenportale auf freigegebene Dokumente zugreifen – in Echtzeit auf Station.
Verfügt die Intrafox Dokumentenlenkung über ein professionelles Rechte- und Rollenkonzept?
Ja. Die Software nutzt das Berechtigungs- und Rollenkonzept von Intrafox Health Care. Dies erlaubt eine granulare Rechteverwaltung: z. B. Lese-, Bearbeitungs- oder Freigaberechte mit Rollenkonzept. Rollen wie „Supervisor“, „Qualitätsmanager“, „Abteilungsleitung“, „Dokumentenbearbeiter“ oder „Leser“ lassen sich individuell definieren und zentral verwalten. Zusätzlich können Berechtigung auf Ebene der Organisationseinheit definiert werden.
Gibt es Erinnerungen oder automatische Wiedervorlagen für Dokumentenprüfungen oder andere Aufgaben?
Ja. Die Dokumentenlenkung für den Gesundheitsbereich enthält ein integriertes Fristen- und Eskalationsmanagement. Verantwortliche Nutzer und Dokumenteninhaber werden rechtzeitig per E-Mail oder Benachrichtigungssystem an fällige Review-Zyklen, Revalidierungen oder Ablaufdaten erinnert. Die Eskalationsstufen können dabei auch mehrstufig, sowie für einzelne Personen oder für Teams definiert werden.
Können Mitarbeitende die Kenntnisnahme von Dokumenten digital bestätigen?
Ja. In der Dokumentenlenkung für Krankenhäuser kann die Lesebestätigung durch Mitarbeitende elektronisch dokumentiert werden. Diese wird automatisch im System protokolliert. Am System angemeldete Benutzer können eine qualifizierte Lesebestätigung via Passwort abgeben. Nicht am System angemeldete Personen können sich herizu einfach via Mailbestätigung identifizieren.
Gibt es eine einfache Suchfunktion, um Dokumente schnell zu finden?
Ja. Die Intrafox Dokumentenlenkung verfügt über eine Volltextsuche mit einstellbarer Suchmethode z.B. für die Suche nach einem exakten, einem phonetisch ähnlich klingenden oder einem ähnlich geschriebenen Begriff. Die Suchfunktion ist für eine große Mengen an Dokumenten optimiert und somit äußerst performant.
Verfügt die Intrafox Dokumentenlenkung über KI Funktionen?
Ja. Via KI Unterstützung lassen sich aktuell bequem Abstracts von umfangreichen Dokumenten verfassen, welche in kürzester Zeit gelesen werden können. Auf Knopfdruck können auch Änderungen in Dokumenten zur Vorversion auf das Wesentliche zusammengefasst werden. Weitere KI-Funktionen kommen hinzu.
Gibt es Funktionen für die Kommunikation rund um ein Dokument?
Ja. Die Software ermöglicht das Hinzufügen von Kommentaren und Notizen direkt zum Dokument, z.B. als KVP-Anmerkung. Zudem steht auch in der Dokumentenlenkung unser Intrafox Kommunikationsmodul zur Verfügung. Hiermit können alle potentiellen Stakeholder eines Dokuments um Stellennahmen gebeten oder ebensolche erfasst werden. Das System kommuniziert mit Einzelpersonen oder Teams, sorgt für die Einhaltung von Antwortfristen und protokolliert jeden einzelnen Kommunikationsschritt rückverfolgbar.
Ist die Intrafox Dokumentenlenkung ausbaufähig?
Ja, gleich in zweierlei Hinsicht. Zum einen kann die Dokumentenlenkung mit den Intrafox-Modulen zu einem Integrierten Managementsystem erweitert werden. Dieses bildet dann die wichtigsten Themen rund um Qualitätsmanagement, Patientensicherheit, Risikomanagement, Compliance und Medizincontrolling in einem einzigen System ab. Zum anderen ermöglicht die Intrafox Dokumentenlenkung die Abbildung jeglicher Organisationsstrukturen. So wächst Intrafox mit ihrer Organisation einfach mit.
Ist ein mehrsprachiger Betrieb der Dokumentenlenkung möglich?
Ja. Unsere Dokumentenmanagement-Software kann in mehreren Sprachen betrieben werden, z.B. in Deutsch und Englisch. Ideal für mehrsprachiges Personal oder internationale Zusammenarbeit.
Wie wird die Software lizenziert – als Cloud-Lösung oder installiert in unserem Krankenhaus?
Beides. Intrafox Health Care – und damit auch unsere Dokumentenlenkung – ist sowohl als Cloud-Lösung (SaaS) als auch als On-Premises-Version verfügbar. Bei der Cloud-Variante erfolgt die Lizenzierung im Abo-Modell, inklusive Hosting, Updates und Support. Für Kunden mit besonderen Datenschutz- oder IT-Sicherheitsanforderungen bieten wir eine On-Premises-Installation auf eigener Infrastruktur an, inklusive Softwarewartung und Support.
Portierung von Dokumenten aus Drittsystemen
Die Übernahme von Dokumenten aus Drittsystemen in die Intrafox Dokumentenlenkung hängt immer vom jeweiligen Hersteller ab, ist aber meist problemlos möglich. Auch gibt es unterschiedliche Strategien zur Übernahme von aktuellen Dokumenten mit allen Attributen und Einstellungen, insbesondere von archivierten Dokumentenversionen. Fragen Sie hierzu unverbindlich bei uns an, wir unterstützen Sie gerne.