Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie

Bis zum bis 17.12.2021 muss die EU-Hinweisgeber-Richtline (2019/1937) in nationales Recht umgesetzt werden. Krankenhäuser sollten jetzt frühzeitig mit der Implementierung eines geeigneten Hinweisgebersystems beginnen. Das Intrafox Hinweisgebersystem ist ein wichtiger Bestandteil eines integrierten Risiko- und Compliance-Managements.

Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie

Produktinformationen

Intrafox Modul: Hinweisgebersystem

  • Web-basierte Anwendung für Intranet oder Internet
  • Als inhouse Installation oder per Inworks Cloud
  • Vorgefertigte Elemente (z.B. Meldeformular, anonymes Kommunikations-Portal)
  • Unterstützt kleine Krankenhäuser wie auch Konzern-/ Verbundstrukturen
  • Software-Anpassung (z.B. Organisationsstruktur, Fristen, Text- und Dokumentenvorlagen)
  • Optional: Weitergehende Individualisierung
  • Vom Marktführer für QRM-Systeme im Gesundheitsbereich

Das interne Meldeverfahren nach EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Hinweisgebersystem - Melden

01

Meldung ins Hinweisgebersystem

Hinweisgebersystem - Eingangsbestätigung

02

Bestätigung des Meldungseingangs
(binnen 7 Tagen)

Hinweisgebersystem - Meldungsbearbeitung

03

Meldungs-Bearbeitung und Kommunikation

Hinweisgebersystem - Rückmeldung

04

Rückmeldung an den Hinweisgeber (binnen 3 Monate)

Intrafox Modul Hinweisgebersystem

Teil des Compliance Management

Teil des Compliance Management

Intrafox Health Care deckt als integrierte Qualitäts- und Risikomanagement-Suite das komplette Compliance Management für Ihr Krankenhaus ab. Neben dem Management Ihrer Compliance-Risiken der Durchführung von Compliance-Audits und dem Management von Compliance-Maßnahmen ist das Intrafox Hinweisgebersystem ein unentbehrlicher Baustein für das Compliance-Management und zur Erfüllung der kommenden EU-Richtlinie.

01

Meldung durch den Hinweisgeber

Hinweisgeber können u.a. neben aktuellen und ehemaligen Arbeitnehmern auch Auftragnehmer und Lieferanten ihres Krankenhauses sein. Mit dem Intrafox Hinweisgebersystem können Hinweisgeber über Intranet und optional auch via Internet melden. Bereits ab der Meldung erhält der Melder mit seinem Vorgangsschlüssel Transparenz zu seinem Meldeverfahren ohne seine Identität preisgeben zu müssen.

Hinweisgebersystem - Meldung durch den Hinweisgeber
Hinweisgebersystem - Bestätigung des Meldungseingangs

 02

Bestätigung des Eingangs

Eine Meldung muss innerhalb von sieben Tagen nach Eingang gegenüber dem Hinweisgeber bestätigt werden. Mit Intrafox Health Care geschieht dies in der Regel über das Hinweisgebersystem: Hier kann der Hinweisgeber mit seinem Vorgangsschlüssel die formale Eingangsbestätigung zu seine Meldung herunterladen. Zudem kann er oder sie den Bearbeitungsstatus der Meldung prüfen und Rückfragen kommentieren.

03

Meldungsbearbeitung

Der Meldebearbeiter ist eine bestellte unparteiische Person oder Abteilung, welche die Meldung elektronisch über Intrafox, telefonisch oder persönlich erfasst, mit dem Hinweisgeber über Intrafox in Kontakt bleibt und ggf. weitere Informationen erfragt oder Rückmeldung gibt. Mit dem Intrafox Hinweisgebersystem kann ein anonymer und geschützter Dialog zwischen Hinweisgeber und dem Krankenhaus erfolgen. Der Meldungsbearbeiter kümmert sich zudem um die Ergreifung von Maßnahmen, z.B. mit dem Intrafox Modul Maßnahmenmanagement.

Hinweisgebersystem - Dialog zwischen Hinweisgeber und Meldungsbearbeiter
Hinweisgebersystem - Fristgerechte Reaktion

04

Rückmeldung an den Hinweisgeber

Dem Hinweisgeber ist gemäß EU-Hinweisgeber Richtlinie binnen eines angemessenen zeitlichen Rahmens (max. 3 Monate) Rückmeldung z.B. über getroffene Maßnahmen zu geben. Wir empfehlen kürzere Reaktionszeiten. Alle Fristen können in Intrafox Health Care mit einem einstellbaren Eskalationsmechanismus sicher überwacht werden. Die Kommunikation erfolgt hier ebenfalls über Hinweisgeber-Portal und Vorgangsschlüssel.

Achtung: Recht auf Offenlegung

Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie sieht ein mehrstufiges Meldesystem aus interner Meldung, externer Meldung und Offenlegung vor. Letztere ist dem Hinweisgeber u.a. gestattet, wenn auf eine Meldung keine geeigneten Maßnahmen ergriffen wurden oder eine unmittelbare Gefährdung für das öffentliche Interesse besteht. Ein gut funktionierendes internes Hinweisgeber-System kann das Risiko einer Offenlegung mit allen nachteiligen Effekten (Verlust der Reputation, finanzielle Schäden) extrem reduzieren.

Experten im Schutz von Hinweisgebern

Im Schutz von Hinweisgebern und dem sicheren Umgang von sensiblen Meldungsinhalten sind wir langjährige Experten. So setzen wir genau diesen Anforderungen bereits z.B. seit 15 Jahren im Intrafox Critical Incident Reporting System (CIRS) um.

Häufig gestellte Fragen

Was wird alles gemeldet?

Gemeldet werden Verstöße gegen EU-Recht, nationales Recht sowie gegen wichtige interne Regelungen. Krankenhäuser sind u.a. betroffen von möglichen Verstößen in den Bereichen öffentliches Auftragswesen, Umweltschutz, Strahlenschutz, Lebensmittelsicherheit, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten (DS-GVO), Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Muss das Hinweisgeber-Portal im Internet verfügbar sein?

Hinweisgeber können nach der EU-Hinweisgeber-Richtlinie auch kommende, derzeitige oder ehemalige Arbeitnehmer sein oder Personen bei Auftragnehmern, Subauftragnehmern und Lieferanten. Daher müsste das Hinweisgeber-Portal theoretisch für die Meldung selbst als auch für den Dialog auch per Internet erreichbar sein. In der Praxis wird jedoch oft von überwiegend internen Meldungen ausgegangen, so dass oft nur ein Hinweisgebersystem im Intranet zum Einsatz kommt. Für mögliche externe Meldungen muss dann jedoch ein anderer Melde- und Dialogkanal geöffnet werden.

Wie erfolgt der Dialog mit anonymen Hinweisgebern?

Der Hinweisgeber bekommt bei der Erfassung eines Hinweises auf dem Hinweisgebersystem einen fälschungssicheren Vorgangsschlüssel. Mit diesem Schlüssel hat der Hinweisgeber jederzeit Einblick in seine Meldung, den Bearbeitungsstand, Informationen zu Folgemaßnahmen, kann auf Fragen des Meldebearbeiters anonym antworten und die Meldung kommentieren.

Wie lange ist die Frist für die Rückmeldung an den Hinweisgeber?

Die EU-Hinweisgeber Richtlinie spricht von einem „ angemessenen zeitlichen Rahmen“ und einer Frist von maximal 3 Monaten. Wie empfehlen für Krankenhäuser, organisationsweit deutlich kürzere Reaktionszeiten (z.B. 4 Wochen) festzulegen um die Geduld des Hinweisgebers bezüglich Offenlegung nicht unnötig zu beanspruchen. Intrafox kann diese Fristen sicher überwachen und eskalieren.

SaaS

Software as a Service (SaaS) bedeutet, dass wir die Software auf unseren Systemen für Sie betreiben. Gegen eine jährliche Gebühr nutzen Sie automatisch immer die aktuellste Version von Intrafox Health Care - ohne dass Sie hierfür eine eigene IT Infrastruktur benötigen. Um die Serverhardware und den sicheren Betrieb kümmern wir uns. So fallen in Ihrem Krankenhaus oder Ihrer Einrichtung auch keine Aufwände und Kosten für Ihre interne IT oder Hardware an.
Unsere Server befinden sich ausschließlich in Deutschland in einem nach EN ISO 27 000 zertifiziertem Rechenzentrum. Da wir uns um die Sicherheit kümmern und der Zugriff über eine verschlüsselte Datenverbindung erfolgt, kann mit Intrafox Health Care auch an jedem Ort, z.B. im Home Office, gearbeitet werden. Auch hierum muss sich Ihre IT nicht kümmern.

Intrafox Health Care unterstützt nahezu alle gängigen Browsern, z.B.:

  • Google Chrome
  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox
  • Apple Safari

Alternativ: On Premises

Bei der On Premises Variante wird die Software auf Ihren Servern installiert und von Ihrer IT betrieben. Sie haben immer Anspruch auf die aktuellste Version, die Installation erfolgt durch Ihre IT oder kostenpflichtig durch uns.
Es steht eine jährliche Lizenz inklusive Softwarewartung oder eine zeitlich unbefristete Lizenz mit einem obligatorischen Softwarewartungsvertrag zur Wahl. Die serverseitigen Systemvoraussetzungen sind wie folgt:

Betriebssysteme

  • Windows ab Server 2012
  • Linux Distributionen auf Anfrage

Unterstützte Datenbanken

  • MSSQL
  • PostgreSQL
  • Weitere Datenbanken auf Anfrage

Eine Auswahl unserer Kunden