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Elektronisches Verbandbuch
Viel mehr als “nur” ein Datenschutz-Thema
Ersetzen Sie ihre Verbandbücher aus Papier durch eine datenschutzkonforme, digitale Lösung.
Mit dem Intrafox Modul „Elektronisches Verbandbuch“ identifizieren und entschärfen sie Unfallschwerpunkte. So schützen Sie ihre Mitarbeitenden, reduzieren Ausfallzeiten und sparen eine Ihre wertvollsten Ressourcen – Zeit.
Alles in einer Software, vernetzt mit Maßnahmen, CIRS und Risiken.
Darum setzen Krankenhäuser auf das Elektronische Verbandbuch in Intrafox:
Unfallmeldungen konform mit Art. 9 DSGVO und § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 („Vertrauliche Dokumentation“).
1000+ Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen setzen bereits auf Intrafox Health Care
Info an Sifa und Betriebsärztlicher Dienst, Report auf Knopfdruck (Vorlage für BG-Unfallmeldung)
Made in Germany, DSGVO konform & Server in Deutschland, ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen
Teil einer modularen Management-Suite, einfache Vernetzung mit Maßnahmen, CIRS und Risiken
Web-basiertes System, vor Ort betreibbar oder in der Inworks Cloud
Die wichtigsten Features zum Elektronischen Verbandbuch
Unfallmeldung
- Datenschutzkonforme Unfallmeldungen intuitiv via QR Code und Smartphone
- Unfallmeldungen auch via Meldeformular im Intranet
- Strukturierte Abfrage alle wichtigen Angaben wie Name der verletzten Person, Zeit und Ort, Unfallhergang, Art und Schwere der Verletzung
- Kopie der Meldung per Mail an die meldende Person
- Rückfragen an die meldende Person direkt über das System
Bearbeitung und Kommunikation
- Aktive Info an SiFa und Betriebsärztlicher Dienst per Mail
- Report per Knopfdruck als Vorlage für BG-Unfallmeldung
- Kategorisierung des Unfalls nach Ort, Organisationseinheit, beitragenden Faktoren etc.
- Wahlweise zentral oder dezentral betreibbar
- Lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte im System (einstellbar)
- Verknüpfung mit CIRS und Risikomanagement
Auswertung und Maßnahmen
- Konfigurierbare Dashboard-Ansichten, z.B. Top-Meldungen
- Identifikation von Unfallschwerpunkte nach Schwere, Ort, Organisationseinheit, Ursachen u.v.m.
- Entwicklung der Unfallzahlen im zeitlichen Verlauf, Trends
- Informationssicht einschränkbar, z.B. nach Organisationseinheit
- Verknüpfung von Unfallmeldungen mit Maßnahmen gemäß PDCA-Zyklus inkl. Wirksamkeitsprüfung
BG-Unfallreport auf Knopfdruck
Sparen Sie Zeit und erstellen Sie Unfallmeldungen an ihre Berufsgenossenschaft auf Knopfdruck im Elektronischen Verbandbuch. Hierzu wird initial eine Dokumentenvorlage erstellt, welche automatisch mit allen strukturierten Daten der Unfallmeldung befüllt wird. Sie können dann direkt im System Informationen ergänzen und Stellungnahmen oder Expertisen einholen. Die Unfallmeldung wird per Knopfdruck erstellt und kann dann an die BG gegeben werden.
Der komplette Vorgang wird im System lückenlos dokumentiert (einstellbar).
Unfallschwerpunkte indentifizieren
Identifizieren Sie im Intrafox Dashboard die Unfallschwerpunkte in ihrem Krankenhaus: Wo treten häufige oder besonders schwere Unfälle auf? In welchem Kontext? Welche Trends sind erkennbar? Mit dem Elektronischen Verbandbuch in Intrafox gewinnen Sie die notwendige Transparenz über das Auftreten von Unfällen und können direkt darauf reagieren.
Die Datengrundlage hilft auch dabei, sich auf die Entwicklung von faktenbasierten Maßnahmen zur Unfallverhütung zu konzentrieren, anstatt den Betrieb mit einer Vielzahl von fragwürdigen Regelungen zu belasten.
Weit mehr als “nur” die Lösung für ein Datenschutzproblem
Die gebräuchlichen Verbandbücher in Papierform verstoßen (sofern sie offen zugänglich) sind, u.a. gegen Art. 9 DSGVO und § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 (u.a. „vertrauliche Dokumentation“). Das Elektronische Verbandbuch in Intrafox ist ein aktives System, welches einen wichtigen Teil des Arbeitssicherheits-Prozesses digitalisiert und alle relevanten Akteure miteinander verbindet.
Ein vernetztes System, dass weit mehr kann als „nur“ ein Datenschutzproblem zu lösen.
Alle Akteure digital miteinander verbunden
Vernetzt mit CIRS und Risikomanagement
- Das Elektronische Verbandbuch kann auf Wunsch mit dem Intrafox CIRS Modul vernetzt werden, so dass die Kompetenzen der CIRS Teams auch für die Analyse von Unfallmeldungen genutzt werden können.
- Mit dem integrierten Kommunikationsmodul können ohne Medienbrüche Stellungnahmen eingeholt und Expertisen ausgetauschet werden.
- Kann ein Unfallschwerpunkt nicht wirksam entschärft werden, so kann dieser optional als Risiko im Intrafox Risikomanagement gemanagt werden. Jede Unfallmeldung kann hierbei mit einem oder mehreren Risiken vernetzt werden.
So entsteht ein lebendiges System, Insellösungen gehören der Vergangenheit an.
Tue Gutes und weise es nach
Zu jeder Unfallmeldung können eine oder mehrere Maßnahmen abgeleitet werden, insbesondere wenn die Unfallursache(n) von hoher Relevanz für die Organisation ist. Die Maßnahmen werden dann direkt in der Software bei der jeweiligen Meldung gelistet und können mit einer Wirksamkeitsprüfung kombiniert werden, ganz gemäß dem PDCA-Zyklus. Natürlich können auch Präventivmaßnahmen organisiert werden. So schützen Sie ihre Mitarbeitenden und reduzieren Ausfallzeiten.
Gleichzeitig haben Sie so den Nachweis erbracht, Ihrer Verpflichtung als Arbeitgeber nachgekommen zu sein.
KI-Unterstützung im Modul “Elektronisches Verbandbuch”
Die Inworks KI im Elektronischen Verbandbuch unterstützt Sie mit Vorschlägen zur Unfallkategorisierung. Die finale Entscheidung tragen immer Sie als Benutzer.
KI mit Verantwortung: Wir verwenden unsere eigene, in Deutschland gehostete (C5 testiert, DSGVO konform) LLM-Schnittstelle (Large Language Model). Anfragen werden nur im flüchtigen Speicher verarbeitet und direkt darauf wieder gelöscht. Es gibt kein Training mit Ihren Daten, wir greifen ausschließlich auf vortrainierte Modelle zurück.
Ein QM-System, das mitwächst – modular, vernetzt, aus einer Hand
Weniger Schnittstellen. Mehr Übersicht. Höchste Qualität.
Intrafox Health Care vereint alle zentralen Module des Qualitäts- und Risikomanagements auf einer Plattform – von CIRS über Maßnahmen- und Risikomanagement bis hin zu Audits und Indikatoren. Jedes Modul ist einzeln buchbar und lässt sich später flexibel erweitern – ganz ohne Systembruch.
Der große Vorteil: Alle Module greifen intelligent ineinander. So lassen sich etwa aus CIRS-Meldungen Risiken ableiten, Maßnahmen initiieren und deren Wirksamkeit durch Audits überprüfen – alles in einem einzigen System, mit einer Benutzeroberfläche.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann verhindert werden, dass die QR-Codes von Patienten oder Besuchern missbräuchlich verwendet wird?
Das gleiche Thema gibt es auch bei den physischen Papier-Verbandbüchern. Daher empfehlen wir die QR-Codes in Räumen bereitzustellen, die Mitarbeitenden vorbehalten sind (z.B. Sozialräume)
Ich habe schon Intrafox im Haus installiert, benötige ich für das Verbandbuch noch eine Installation?
Nein, ist Intrafox einmal installiert kann es jederzeit ohne Installation um weitere Module erweitert werden. Eine Mitwirkung der internen IT ist dafür nicht zwingend erforderlich.
Warum nicht einfach einen Meldeblock mit heraustrennbaren Blättern verwenden?
Beim Meldeblock hingegen werden die Blätter zur Dokumentation einzeln abgetrennt. Solange im Block keine ausgefüllten Blätter sind, spielt es aus Sicht des Datenschutzes keine Rolle, wo er aufbewahrt wird. Ausgefüllte Meldeblätter müssen den zuständigen Personen persönlich übergeben oder in einem verschlossenen Umschlag zugeleitet werden. Dieser Prozess ist äußerst fehleranfällig. Ob z.B. die Blätter an der richtigen Stelle angekommen sind, ist später hiermit kaum nachvollziehbar. Der digitale Prozess hingegen ist robust und zeitsparend.
Wie sieht das Berechtigungs- und Datenschutzkonzept aus?
Intrafox Health Care verfügt über ein professionelles Berechtigungs- und Rollenkonzept. Die Sicht auf einzelne Unfallmeldungen kann gemäß der Rolle oder auch nach zugeordneter Organisationseinheit entsprechend eingeschränkt werden.
Müssen die Mitarbeitenden geschult werden?
Die Erfassung der Unfallmeldung erfolgt geführt und selbsterklärend. Es genügt daher, die Mitarbeitenden im Rahmen der jährlichen Unterweisung zur Arbeitssicherheit auf das Verfahren des Elektronischen Verbandsbuch zu informieren. Neue Mitarbeitende entsprechend bei Arbeitsaufnahmen.
Können die Unfallmeldungen für Arbeitsicherheits-Audits genutzt werden?
Ja. Mit dem optionalen Auditmodul in Intrafox Health Care können Unfallmeldungen per Klick mit Audits zur Arbeitsicherheits verknüpft werden, ohne dass es hierzu eine zweite Software benötigt.
Können aufgrund von Unfallmeldungen Maßnahmen abgeleitet werden?
Ja. Mit dem integrierten Maßnahmenmanagement in Intrafox Health Care können Unfallmeldungen mit einer oder mehreren Maßnahmen verbunden werden. Diese können direkt in der Software terminiert, delegiert, in Teilmaßnahmen untergliedert und auf Wirklsamkeit geprüft werden.