Was war die Motivation, das Projekt ins Leben zu rufen? Welche Notwendigkeit bestand?

Vor der Verwendung der Intrafox-Software wurden die Strukturprüfungen des MD mit Laufwerksordnern und Exceldateien vorbereitet. Dies erschwerte die Identifikation und Strukturierung der Nachweise sowie deren schnelle Bereitstellung während der Prüfungen. Insbesondere fehlte ein gemeinsamer Datenpool für die Stabsabteilungen Qualitätsmanagement, welche die Prüfungen gemäß MD-QK-RL betreut, und das Medizincontrolling, welches für die OPS-Prüfungen zuständig ist.

Welche Besonderheiten und speziellen Herausforderungen gab es bei diesem Projekt?

Eine besondere Herausforderung bestand im datenschutzkonformen Umgang mit Personalnachweisen, insbesondere Qualifikationen und Dienstplänen. Zudem erforderte das Projekt eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Qualitätsmanagement, dem Medizincontrolling und der Personalabteilung, um eine konsistente und lückenlose Nachweisführung sicherzustellen. Die Lösung musste daher flexibel genug sein, um die unterschiedlichen Anforderungen dieser Bereiche abzudecken.

Welche Entscheidungsgründe sprachen für die Software Intrafox und die Firma Inworks?

Ein wichtiger Faktor war die schnellere Umsetzung des Projekts im Vergleich zu anderen Anbietern. Durch die Pilotierung ergab sich zudem ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Da wir bei der Entwicklung des Systems einbezogen wurden, konnte es exakt auf die Anforderungen unseres Hauses abgestimmt werden. Darüber hinaus waren einige Module von Intrafox, darunter für Audits, CIRS und das Beschwerdemanagement, bereits am UKER etabliert. Auch die bisherigen Erfahrungen mit Inworks in Bezug auf Service und Reaktionsgeschwindigkeit waren sehr positiv.

Wie lief die Einführungsphase ab und wie hat Inworks Sie dabei unterstützt?

Die Einführung erfolgte durch regelmäßige Treffen mit dem Intrafox-Projektteam. Anforderungen wurden besprochen und zeitnah umgesetzt. Eine Schulung zum StrOPS-Modul unterstützte die optimale Nutzung.

Welche konkreten Ergebnisse konnten Sie bereits erzielen?

Dank des Moduls haben wir nun eine umfassende Übersicht über die vorhandenen G-BA-Richtlinien und OPS-Kodes an unserem Uniklinikum. Der gemeinsame Datenpool zur Nachweisführung inkl. Exportfunktion ermöglicht nun die direkte Übermittlung relevanter Daten an den Medizinischen Dienst. Besonders hilfreich ist auch das Checklistenmanagement, das uns die Durchführung von MD-Prüfungen erleichtert. Mit der integrierten Erinnerungsfunktion können wir nun G-BA-Checklisten fristgerecht an die Kostenträger bzw. den Medizinischen Dienst versendet.

Welche Vorteile der Software haben sich für Sie noch gezeigt?

Das Modul verbessert die Nachvollziehbarkeit bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Strukturprüfungen erheblich. Dadurch können sich die Kollegen innerhalb der Teams besser vertreten und gegenseitig unterstützen. Die verschiedenen Sortier- und Filtermöglichkeiten ermöglichen eine bessere Übersicht darüber, welche Nachweise bereits digital vorliegen. Zudem hilft das Modul dabei, Abgabefristen stets im Blick zu behalten.

Welche Unterstützung von Inworks erhalten Sie im laufenden Betrieb? Wie haben Sie die Betreuung nach der Beauftragung erlebt?

Die Unterstützung war von Anfang an sehr gut. Zwischen den Workshops konnten Fragen schnell per E-Mail oder Telefon geklärt werden. Besonders positiv hervorzuheben ist die schnelle Rückmeldung auf unsere Anfragen, sodass wir jederzeit zügig weiterarbeiten konnten.

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