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Mitarbeiterbefragung im Krankenhaus
Arbeitgeberattraktivität messen und zugleich stärken
Unsere Mitarbeiterbefragungen liefern wichtige Daten für Ihre Maßnahmen zur Stärkung der Mitarbeiterattraktivität ihres Krankenhauses. Mehr noch: Befragungen dienen nicht nur der Analyse, sondern können selbst zum Motor für Veränderung werden – wenn sie richtig durchgeführt und orchestriert werden. Genau hierbei helfen wir Ihnen, versprochen!
Software, Methodenkompetenz und Beratung – alles aus einer Hand
Darum setzen Krankenhäuser auf eine Mitarbeiterbefragung mit Inworks:
- Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung aus einer Hand
- Methodisches Know-how im Haus, Erfahrung aus über 20 Jahren
- Bereitstellung der technischen Infrastruktur
- Online-Befragung, Paper & pencil oder hybrid
- Unterstützung bei allen Kommunikationsschritten und beim Follow-up
- Software Made in Germany, DSGVO konform & Server in Deutschland, ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen
Unsere Leistungen – Expertise und Technik aus einer Hand
Technische Durchführung
- Bereitstellung der IT-Infrastruktur
- Optional Kommunikationsschritte per E-Mail
- Realisierung des Online-Fragebogens
- Optional Scanfähiger Paper & Pencil Fragebogen
- Kampagnensteuerung
- Monitoring innerhalb der Feldzeit
- Reportgenerierung und -verteilung
Methodik, Beratung und Unterstützung
- Planung des Feedback-Projekts
- Kommunikation in allen Projektphasen
- Fragebogenanpassung oder -ergänzung
- Logistik von Papierfragebögen
- Optionaler Benchmark
- Ergebnisinterpretation
- Unterstützung zur Ableitung von wirksamen Maßnahmen
Mehr als Fachkräftemangel und Arbeitgeberattraktivität
Die typischen Gründe, die oft zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung führen sind hinlänglich bekannt: Fluktuation, Fachkräftemangel, Arbeitgeberattraktivität und Anforderungen aus Normen sind hier nur einige Stichworte.
Aber eine gut gemachte Mitarbeiterbefragung kann wesentlich mehr: Sie hilft „Pain Points“ innerhalb der Organisation zu lokalisieren und z.B. Antworten auf die folgenden Fragen zu finden:
- Sind unsere Mitarbeitenden motiviert und engagiert?
- Können unsere Mitarbeitenden das Arbeitsaufkommen bewältigen, ohne Abstriche an der Patientenversorgung zu machen und ohne mittelfristig auszubrennen?
- Wie hoch ist die Bindung an die Klinik? Wie hoch die zu erwartende Fluktuation in der Zukunft?
- Wo stehen unsere Führungskräfte? Wie werden sie wahrgenommen und akzeptiert?
Darüber hinaus lehrt eine Mitarbeiterbefragung ganz nebenbei den Umgang mit Feedback und hat so einen direkten positiven Einfluss auf die Feedback- und Sicherheitskultur in Ihrem Krankenhaus.
Mitarbeiterbefragungen professionell durchgeführt
Wir wissen, wovon wir sprechen: Seit 25 Jahren führen wir Mitarbeiterbefragungen in Krankenhäusern durch. Mit diesem Erfahrungsschatz bieten wir Ihnen eine fundierte Beratung und einen fachgerechten Service.
- In der Durchführung lässt Ihnen unsere Lösung Inquery alle Freiheiten – beim Teilnahmeverfahren, in der Mediennutzung (PC, Tablet, Mobil, Papier und hybrid) und in der Kommunikation.
- Wir stellen Ihnen für Sie Reports mit allen erforderlichen Kennzahlen und auf Wunsch eine Übersicht für Ihre komplette Organisation – stets unter Wahrung der Anonymität.
- Wir lassen Sie mit den Ergebnissen nicht allein. Selbstverständlich steht Ihnen während der gesamten Befragung ein verlässlicher Support zur Verfügung.
- Wir garantieren die höchsten Standards im Datenschutz und in der Datensicherheit.
Digitalisierung von Papierfragebögen
Wir liefern die Daten, die Sie brauchen
Um Ihre Attraktivität als Arbeitgeber auszubauen, brauchen Sie die richtigen Informationen. Diese erhalten Sie durch unsere Befragungen. Zahlreiche Krankenhäuser greifen dabei auf unseren Standard zurück: das Ulmer Stimmungsbild für Mitarbeiterbefragungen in Krankenhäusern. Selbstverständlich können Sie das Ulmer Stimmungsbild an Ihre Bedürfnisse anpassen. Und wenn Sie ein spezifisches Anliegen oder eine besondere Situation in Ihrer Klinik haben, dann entwickeln wir für Sie individuelle Fragen, die exakt Ihren Informationsbedarf erfüllen.
- Unsere Befragungen sind wissenschaftlich valide und speziell auf die Situation in Krankenhäusern zugeschnitten.
- Einen besonderen Fokus legen wir auf Mitarbeiterattraktivität und die Bedürfnisse junger Menschen.
- Durch ergänzende Fragen können Sie die Befragung mit geplanten oder bereits laufenden Maßnahmen verzahnen.
- Auf Wunsch bieten wir Ihnen u.a. mit unseren Kooperationspartnern einen Benchmark an.
Das Ulmer Stimmungsbild – Konzept & Fragebogen
Das praxisorientierten „Ulmer Stimmungsbild“ wurde speziell für Mitarbeiterbefragungen in Krankenhäusern konzeptioniert. Der Fragebogen kann 1:1 direkt verwendet oder mit individuellen Fragen ergänzt werden. Dadurch kann Ihre Mitarbeiterbefragung genau auf die Anforderungen Ihrer Einrichtung abgestimmt werden.
Mit Hilfe der Meta-Dimension “Kommunikation und Information” identifizieren Sie zusätzlich fehlende oder mangelhafte Informations- und Kommunikationsketten zwischen verschiedenen Ebenen innerhalb Ihres Krankenhauses. Optionale Dimensionen wie Prozesse, Patientenorientierung, Gesundheit und Betriebsrat ermöglichen zudem einen tieferen Einblick.
Alternativen: Individueller oder bestehender Fragebogen
Gerne erstellen wir aber auch einen individuellen Fragebogen, der Ihren Informationsbedarf deckt und die Projektziele der Mitarbeiterbefragung Ihres Krankenhauses erfüllt. Alternativ übernehmen wir auch die Prüfung Ihres bereits bestehenden Fragebogens hinsichtlich Akzeptanz, Erreichung der Zielsetzung, Verständlichkeit und Funktionen.
Wissenschaftlicher Anspruch
Das Ulmer Stimmungsbild folgt als Modell den wichtigen Testgütekriterien Objektivität, Validität und Reliabilität. Wir haben für uns daraus konkrete Pflicht-Kriterien für den Fragebogen abgeleitet. Diese sind z.B. für Fragen Verständlichkeit, Eindeutigkeit, Ökonomie, Wahrnehmbarkeit, Aspekte, klarer Bezug, Passung zur Skala, etc., sowie für Antwortoptionen und Skalen darüber hinaus eine sinnvolle Differenzierung, das Fördern von Lerneffekten im Fragebogen etc. So nutzen wir z.B. für geschlossene Fragen in der Regel ordinale Likert-Skalen mit gleichmäßigen Skalenabständen. Unsere Fragebögen werden in internen Fokusgruppen getestet.
Ein wichtiges Versprechen: Anonymität
Damit eine Zuordnung von Ergebnisdaten zu einzelnen Mitarbeitern ausgeschlossen ist, werden Papierfragebögen so markiert, dass diese innerhalb einer Abteilung getauscht werden können. Bei Online-Befragungen werden Antworten und Nutzercode bzw. E-Mail-Adresse getrennt voneinander gespeichert. Aus Datenschutzgründen erhält der Auftraggeber keine Rohdaten. Einzelne Auswertungen werden in den Berichten nur dargestellt, wenn die Teilnehmerzahl der jeweiligen Organisationseinheit die zuvor definierte Anonymitätsgrenze überschreitet. Ergebnisse aus kleineren Gruppen werden ansonsten der nächst höheren Auswertungseinheit zugerechnet, sofern sichergestellt ist, dass dadurch nicht auf diese zurückgeschlossen werden kann.
Akzeptanz der Mitarbeiterbefragung steigern
- Kommunizieren Sie frühzeitig, was Sie mit der Mitarbeiterbefragung erreichen wollen. Ihre Ziele haben einen Einfluss auf die Konzeption der Befragung, den Fragebogen und die vor allem auf die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter.
Fallstrick: Erst mal die Ergebnisse abwarten und dann überlegen, was mit ihnen geschehen soll. Das führt zu Enttäuschungen und nimmt die Akzeptanz für künftige Befragungen. - Planen Sie den gesamten Prozess inklusive Follow-up vor der Befragung. Schwören Sie die Führungskräfte darauf ein, mit ihren Mitarbeitenden ins Gespräch zu gehen.
Fallstrick: Keine Planung. Die Befragung ist vorüber, die Luft ist raus und alle gehen in den Alltagsmodus. Es ist schwer, Führungskräfte und Mitarbeitende in einer solchen Situation für weiterführenden Aktivitäten zu motivieren. - Die Mitarbeiterkommunikation vor, während und nach der Befragung ist von entscheidender Bedeutung für die Teilnehmerquote.
Fallstrick: Der Nutzen für die Beteiligten wird nicht kommuniziert. Was haben die Mitarbeitenden ganz konkret von der Befragung?
Alle Sprachen dieser Welt
Im Krankenhaus treffen oft viele Muttersprachen aufeinander. Wir unterstützen den UNICODE-Standard, sodass Mitarbeiterbefragungen in allen weltweiten Zeichensätzen möglich sind – selbst in arabischen Sprachen mit Rechts-nach-links-Schrift. Übersetzungsdateien können wir für die Zusammenarbeit mit einem Übersetzer einfach exportieren und wieder importieren
Beratungs- und Unterstützungsleistungen
Kommunikationsschritte in der Minimalversion
Kommunikation die funktioniert
Wir arbeiten mit eigenen Checklisten, damit bei den einzelnen Kommunikationsschritten nichts Wichtiges vergessen wird. Oder haben Sie schon an alles gedacht?
Anbei hierzu ein paar Stichwörter: Zielsetzung, Termine, Feldzeit, Anonymitätsgrenze, Freiwilligkeit, Sanktionsfreiheit, Betriebsvereinbarung, Datenschutz, Teilnahmemöglichkeiten, Elternzeit, technische Umsetzung, Fragebogenlogistik, Zugriff auf Rohdaten, Auswertungsebenen, Reportverteilung (Wer? Was? Wann?), Follow-up Prozess, Wiederholungszyklus u.v.m.
Murphy‘s Gesetz der Kommunikation
„Alles was missverstanden werden kann, wird missverstanden werden.“
Follow-up der wirkt
Im Nachgang der Mitarbeiterbefragung unterstützen wir Sie auf Wunsch mit Beratungsleitung, Workshopmoderation und Coaching bei …
- der Präsentation der Gesamtergebnisse vor dem Management
- dem Briefing der Führungskräfte zum Umgang mit den Resultaten
- der Moderation von Ergebnisbesprechung in den Teams
- der Ableitung von sinnvollen Maßnahmen
- allen notwendigen Kommunikationsschritten des Follow-ups
Direkt oder in der Schulung von Multiplikatoren. Damit stellen wir sicher, dass Missverständnisse, falsche Erwartungen und Vermutungen erst gar nicht entstehen. Und dass ihre Ressourcen schonend und wirkungsvoll zum Einsatz kommen.
„Lieber ein oder zwei realistische Maßnahmen in einem betrachteten Bereich erfolgreich durchführen als 10 Baustellen eröffnen und frustriert feststellen, dass man sich damit übernommen hat.“
Oliver Zwirner, CEO Inworks GmbH
Einfluss der Führung auf die Sicherheitskultur
„Einfluss der Führung auf die Sicherheitskultur im Krankenhaus“ lautet der Buchbeitrag von Oliver Zwirner und Markus Tannheimer. Wir haben darin untersucht, welche Folgen Führungskräfte jeweils durch die „Suche nach der Schuld“ und die „Suche nach einer Lösung“ – teilweise unbewusst – auslösen. Soviel sei gesagt: Die Auswirkungen haben direkten Einfluss auf die Arbeitgeberattraktivität und entscheiden mit über Mitarbeiterbindung oder Fluktuation.
Mehr dazu im Fachbuch “Risiko- und Sicherheitskultur im Gesundheitswesen”, Ruth Hecker (Hrsg.) | Aktionsbündnis Patientensicherheit e.V. (APS) (Hrsg.), ISBN: 978-3-95466-671-
Häufig gestellte Fragen
Werden die Vorgaben der DS-GVO sicher eingehalten?
Ja. Der Teilnehmer wird immer auf die Datenschutzbestimmungen hingewiesen und bestätigt diese. Unsere Software ist Made in Germany und DSGVO konform. Die Verschlüsselte SSL-Datenübertragung für eine sichere Kommunikation. Unsere Server sind in Deutschland. Als Unternehmen sind wir ISO 27001 zertifiziert.
Wird die Anonymität jederzeit gewährleistet?
Ja. Eine Zuordnung von Ergebnisdaten zu einzelnen Mitarbeitern ist sowohl bei Papierfragebögen als auch dem Online-Fragebogen ausgeschlossen. Antworten und Nutzercode bzw. E-Mail-Adresse werden getrennt voneinander gespeichert. Der Auftraggeber erhält keine Rohdaten. Gruppenergebnisse werden in den Berichten nur dargestellt, wenn die Teilnehmerzahl der jeweiligen Einheit die zuvor festgelegte Anonymitätsgrenze überschreitet. Ergebnisse aus kleineren Gruppen werden der nächst höheren Organisationseinheit zugerechnet, allerdings nur solange auf diese dadurch keine Rückschlüsse gezogen werden können.
Gibt es eine professionelle Online-Plattform?
Ja. Unser selbst entwickelter Inquery Survey Server verfügt über jede Menge an Funktionen, die es uns ermöglichen, Fragebögen perfekt auf Ihre Zielgruppe im Krankenhaus abzustimmen. Im Inquery Survey Server stehen uns alle üblichen Fragetypen, Skalen Sprünge, Sichtbarkeitsregeln, Verzweigungen, Plausibilitätsprüfungen, Rückbezüge auf Teilnehmerangaben, HTML-Templates u.v.m. bereit.
Gibt es auch eine Lösung zur Digitalisierung von papierbasierten Befragungen?
Ja. Unser Inquery Survey Server verfügt über ein Modul „Digitalisieren“. Damit erfassen wir (oder auf Wunsch Sie selbst) ihre Papierbögen elektronisch per Scanner oder Bild.
Dateien werden einfach per drag & drop in das Modul gezogen.
Zuvor definierte Markierungen werden automatisch erkannt und Ihren Fragen und Antwortoptionen zugeordnet.
Werden Hybrid-Befragungen, also mit Online- und Papierfragebogen unterstützt?
Ja. Daten aus unterschiedlichen Medien können – nach der Digitalisierung der Papierbögen mit dem integrierten Modul „Digitalisieren“ – direkt im Inquery Statistik-Center digital ausgewertet und weiterverarbeitet werden.
Welche Teilnahmemöglichkeiten werden unterstützt?
Wir unterstützen die Teilnahme sowohl mit elektronischen Fragebögen auf jedem PC, Tablet oder Smartphone ebenso wie die Teilnahme per Papier. Wir unterstützen dabei auch bei der Logistik der Papierfragebögen von der Verteilung bis zu Rücklauf und Sannen.
Wie kann die Einladung der Teilnehmer erfolgen?
Für die Einladung der Teilnehmer stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung: Von der Verteilung eines Links und Abteilungsspezifischen Zugangscodes über die Einladung per E-Mail oder die Verteilung von gelabelten Papierfragebögen in der jeweiligen Abteilung oder Station. Wichtig dabei ist die zuverlässige Zuordnung zur jeweiligen Organisationseinheit. Innerhalb der Einheit können die Fragebögen beliebig getauscht werden, so dass Vertrauen in die Anonymität entstehen kann.
Erfolgt die Auswertung des Feedbacks in differenzierten Berichten?
Ja. Dabei legt der Auftraggeber fest, bis auf welche Ebene heruntergebrochen wird. Für jede dieser Organisationseinheiten gibt es dann einen eigenen Bericht mit dem die jeweilige Führungskraft arbeiten kann.
Können Veränderungen zur vergangenen Mitarbeiterbefragung dargestellt werden?
Ja. Wurde in der Vergangenheit schon einmal mit uns eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt, können die damaligen Werte in den differenzierten Berichten wie auch im Gesamtbericht als Vergleich dargestellt werden. Natürlich kann nur Gleiches mit Gleichem verglichen werden: Wurde der Fragebogen also zwischenzeitlich verändert, so können möglicherweise nicht alle Fragen bzw. Items miteinander verglichen werden.
Kann ein interner Benchmark bereitgestellt werden, z.B. in Form eines Vergleichs zum Gesamtergebnis der Organisation?
Ja, Wir können in jedem differenzierten Bericht einen Vergleich zum Ergebnis der Gesamtorganisation darstellen – oder einen anderen sinnvollen und verfügbaren Wert.
Gibt es Unterstützung bei der Einbindung des Betriebsrats?
Ja. Wir sind Profis in der frühzeitigen Abstimmung von Mitarbeiterbefragungen mit dem Betriebsrat. Herzu bringen wir auch gleich einen Vorschlag für eine Betriebsvereinbarung mit, welche neben der Anonymität und Sanktionsfreiheit auch regelt, wer Zugriff auf welche Daten erhält.